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Fazer gestão de viagens corporativas não é um trabalho fácil, por isso a Portão 3 tem o compromisso de te ajudar a descomplicar essa função. Com uma gestão de viagens bem feita, a empresa pode economizar dinheiro, facilitar o reembolso e dar mais liberdade para o colaborador.
Quer saber como? A Portão 3 te conta!
Antes de mais nada, é necessário entender que para melhorar sua gestão de viagens corporativas, todos os valores devem ser registrados e analisados. Desde o cafezinho até as passagens e hospedagens! Tudo deve constar.
Desta forma, é mais fácil otimizar custos, analisando quais valores são excedentes e podem ser controlados da melhor forma.
Sabemos que em uma relação que envolve muitas transações e acordos, mal entendidos podem acontecer. Por isso, para otimizar e melhorar a gestão de viagens corporativas, é muito importante que a empresa tenha uma política de viagens sólida e bem estruturada.
Antes de mais nada, o que é uma política de viagens?
Política de viagens é, basicamente, um documento que define as diretrizes do processo de viagens de negócios da empresa.
É um documento que contém todas as condições e cenários que envolvem a viagem de colaboradores por compromissos de trabalho no país da empresa que trabalham, ou até no exterior.
Nesta política, é necessário descrever em detalhes todas as questões que envolvem a realização de uma viagem de negócios.
Abaixo listamos alguns itens importantes a serem registrados nesta política, para evitar maiores problemas entre o gestor de viagens corporativas e o colaborador:
Não existe uma boa gestão de viagens corporativas sem diálogo! De nada adianta estabelecer uma política de viagens sólida, se os colaboradores não a conhecem.
Depois de elaborar um documento que contemple as necessidades da empresa, no que tange às viagens corporativas, apresente para os funcionários. São eles que, de fato, usarão estas regras. Por isso, são eles quem precisam estar cientes.
É importante, como gestor de viagens corporativas, explicar para os colaboradores de maneira que não deixe espaço para ambiguidades. Converse com eles com uma linguagem simples, que fique claro para todos os envolvidos.
Como dito anteriormente, é preciso metrificar todos os passos da viagem corporativa. Por mais que tudo tenha sido amplamente esclarecido, os registros devem existir.
Outro ponto fundamental na melhora da gestão de viagens corporativas, é a geração e análise de relatórios detalhados. Você pode fazer isso de muitas formas.
Os relatórios podem ser feitos manualmente, por meio do armazenamento de recibos e reembolso. Ou pode ser feito por meio de uma plataforma especializada em viagens corporativas.
A Portão 3 oferece excelência ao gerar relatórios instantâneos que permitem a centralização das despesas corporativas. Desta forma, o controle pode ser feito com uma menor margem de erros.
As dicas acima foram apenas uma parcela do que a Portão 3 pode oferecer para sua gestão de viagens corporativas.
Sabemos que uma viagem corporativa pode ser uma grande oportunidade de conhecer lugares, fazer networking e também pessoas interessantes.
Por isso, nós te ajudamos a planejar e organizar qualquer viagem a trabalho. Com nossa especialidade e experiência, podemos otimizar significativamente o tempo gasto em cada atividade - o que abre possibilidade para momentos de lazer e descanso.
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