A plataforma de gestão de despesas da Portão 3 pode proporcionar maior controle de gastos para as empresas de todos os segmentos. Isso é possível graças à vinculação de cartões físicos da própria Portão 3 e criação de cartões virtuais e contas pessoais.

Agora, com a versão disponível em aplicativos para dispositivos móveis, os usuários conseguem criar orçamentos (definindo um nome, data, centro de custo, projeto etc) pelo próprio celular.

Porém, vale lembrar que os orçamentos atrelados a cartões físicos e virtuais tem um diferencial, que é definir o valor e categoria daquele orçamento. 

Quer entender melhor? Vem com a gente! 

O que isso tudo significa? 

Agora que você já sabe que a nossa plataforma tem diferenciais importantes, chegou a hora de entender melhor como funciona. Então, vamos lá! 

Ao criar uma categoria para um projeto específico na plataforma, quando chegar a data definida no orçamento, as funções disponíveis na plataforma serão ativadas.

Isso significa que o valor aprovado para tal atividade será adicionado no cartão atrelado, mas só será possível fazer compras na categoria previamente especificada (mobilidade, alimentação etc). 

Ou seja, usando nossa plataforma, disponível agora via aplicativo, as empresas vão conseguir definir uma quantia exata que poderá ser gasta por seus colaboradores, sem se preocupar tanto em “controlá-los” sobre como vão gastar o valor definido nas categorias certas e não com outras coisas.

Quais são as principais funcionalidades do novo aplicativo para gestão de despesas?

Em síntese, podemos dizer que a principal função do aplicativo é a criação de orçamentos atrelados a cartões físicos, virtuais e contas pessoais. 

Inclusive, serve como um facilitador para adicionar despesas, recibos e visualizar todos os orçamentos mais facilmente.

Continue acompanhando para entender, em detalhes, tudo sobre essa solução!

Como funciona o processo de distribuição de valores por despesas?

Quando o colaborador precisar criar um orçamento, o mesmo deve acessar a plataforma e adicionar as despesas dele. 

Nesse caso, será necessário definir os tipos de despesas. Os dois tipos principais são as por itens e as por km. 

Despesas por itens

As despesas por itens são aquelas mais "normais", como uma compra de supermercado, refeições em restaurantes, compras em sites online, entre outros exemplos.

Em outras palavras, podemos dizer que são aquelas despesas em que a pessoa encarregada como representante da empresa em sua função precisa comprar um ou mais itens e recebe um cupom/nota fiscal. 

É interessante ressaltar que todos os usuários conseguem vincular essas notas comprovando as despesas apenas tirando uma foto e lendo o QR Code. 

Dessa forma, a empresa garante que a nota fiscal é válida, já que extraímos as informações do site da Receita Federal. 

Despesas por KM

O segundo tipo de despesa é aquela por km, o que quer dizer que são as despesas em que o usuário irá percorrer uma distância em km pela empresa, então, o valor do reembolso será dado por distância percorrida. 

Depois que o orçamento for criado e tais despesas forem adicionadas, o usuário vai enviar as despesas para aprovação. 

Por sua vez, o aprovador tem como contestar e pedir a revisão da mesma se notar que algo está errado ou queira solicitar que o usuário adicione um recibo que ainda não adicionou, por exemplo. Para isso, basta deixar um comentário, se quiser. 

Todas as despesas criadas pela organização estão localizadas na aba de dados, onde podem ser visualizadas e analisadas.

O usuário também conta com auxílio de diversos filtros para que seja possível encontrar orçamentos específicos.

Além disso tudo, ainda é possível baixar os orçamentos em alguns formatos diferentes (como PDF, XLS e CSV).

Quais são os principais diferenciais do app para gestão de despesas?

Como foi possível perceber conhecendo suas funcionalidades, os principais diferenciais da nossa plataforma via aplicativo são:

• Atrelar despesas a cartões, definindo orçamentos com valores e categorias específicas;
• Praticidade para adicionar uma nota fiscal a uma despesa (e já obter as informações do site da Receita). Quem usa viagens também pode se beneficiar, já que é possível criar orçamentos pré-estabelecidos baseados em regras. 

Assim, uma empresa pode definir se deseja criar um orçamento para determinado passageiro, liberando 100 reais por diária, por exemplo, quando uma reserva de hotel for feita. 

O mesmo processo se aplica a todos os produtos de gestão de viagem. 

Entendemos que o aplicativo vai ajudar bastante, já que o usuário não vai precisar mais ter acesso a um notebook necessariamente para poder criar as despesas. 

Além disso, o mesmo será notificado toda vez que uma compra for realizada. Basta clicar na notificação que o app vai gerar e redirecionar para a página de orçamento, já preparado para tirar a foto do recibo. 

O app também oferece a opção de orçamentos por km via tracking, ou livre (como é chamado). 

Para isso, o usuário apenas ativa a função e pode partir com o carro, seguindo viagem com a rota obtida e atualizada a todo segundo. No final, é possível criar um orçamento com base nos km percorridos.

Entenda qual o principal objetivo desta solução para gestão de despesas! Como a Portão 3 pode ajudar?

O principal objetivo de desenvolvermos esse aplicativo é proporcionar a melhor plataforma gestão das despesas, que seja eficiente principalmente no quesito das notas fiscais.

Sabendo que muitas empresas sofrem com sistemas ultrapassados para controlar as notas fiscais e as despesas da empresa, tendo que guardar as notas fiscais em pastas, enquanto as mesmas vão se "desfazem" com o tempo (já que o conteúdo registrado no papel vai sumindo com o passar dos dias).

No caso, usando nossa solução, é possível resolver esse problema com uma boa foto que é capturada e armazenada na nuvem. Assim, o recibo sempre estará disponível (em especial, os recibos que pegamos os dados na receita).

Possíveis melhorias e futuras novidades do aplicativo para gestão 

Atualmente, toda nossa equipe de desenvolvimento está focada em aprimorar as ferramentas já existentes, de forma que a sua experiência como usuário seja ainda melhor! 

Sabemos que lançar esse aplicativo é um grande desafio, afinal, são vários sistemas que precisam funcionar em conjunto em vários modelos de celular.

Ainda pretendemos lançar uma opção de orçamento recorrente, de forma que as empresas aprovem um orçamento uma  única vez e depois um novo será criado já aprovado no prazo que for estipulado.

A novidade vai garantir que sua empresa possa utilizar nossa plataforma para pagar uma assinatura todo mês, sem precisar criar um mesmo orçamento todos os meses. 

Quais são as políticas da plataforma de gestão de despesas via aplicativo?

Nosso intuito é tornar essa plataforma a solução mais segura possível, porque estamos lidando com dinheiro. 

A proteção de dados dos orçamentos que podem ser acessados por diferentes pessoas é uma prioridade para nós, além de impedir que usuários da própria empresa possam se aproveitar de bugs para aprovar orçamentos que não deveriam, por exemplo. 

Em resumo, podemos dizer que os nossos esforços estão concentrados em segurança e usabilidade. 

Vantagens e desvantagens do aplicativo para gestão de despesas 

• Vantagens: sua empresa pode ter um controle maior sobre seus recursos, uma vez que toda a parte de criação de orçamentos acontece no mesmo lugar (criar, aprovar, reprovar, pedir revisão);
• Desvantagem: como todo aplicativo, este também está sujeito a alguns bugs que não deveriam acontecer. A boa notícia é que eles são rapidamente corrigidos. 

Se quiser saber mais sobre a P3 e nossos produtos, continue navegando em nosso site e confira mais conteúdos. Ou melhor, converse agora mesmo com um dos nossos especialistas para viver uma experiência de gestão financeira mais prática, completa e flexível em sua empresa!