Não atrasar os pagamentos de funcionários e beneficiários é certamente um passo importante para a empresa. Gestão de despesas, motivação, confiança dos colaboradores e de mercado, responsabilidade e gestão financeira são alguns pontos que passam por essa pauta.

Para garantir que isso não aconteça, uma das medidas é ter total controle do planejamento financeiro e administrativo do negócio. Isso garante um acompanhamento rigoroso de como está a saúde financeira da empresa e evita problemas no mercado.

Antes de mais nada, é preciso entender que sua empresa terá, no Contas a Pagar, gastos diferentes, fixos e variáveis. Alguns deles, inclusive, entram como investimentos para que a empresa melhore a cada dia. Todos os gastos devem ter notas fiscais emitidas e dados da operação para um melhor controle financeiro. Importante: tenha em mãos a previsão do orçamento para o ano, mês e até mesmo semana.

Com o controle em mãos, os responsáveis podem avaliar qual é a taxa de inadimplência do negócio, isto é, o valor de crédito atrasado, que deveria ter sido pago por algum fornecedor/cliente e não foi. Isso varia de empresa para empresa e pode ser calculado de acordo com o prazo estipulado por cada uma, geralmente é mensal.

A partir disso, calcula-se o quanto a sai empresa deixou de receber e, por fim, de investir em novos produtos, serviços ou até afetou o planejamento dos meses consequentes. Na pior das hipóteses, o valor pode representar até mesmo a incapacidade da empresa de conseguir honrar seus compromissos com seus colaboradores e fornecedores.

Se falarmos de empresas pequenas, a falta de pagamento de um grande fornecedor pode ter impactos importantes no caixa e até no futuro do negócio. Ficar atento aos riscos e ter sempre um monitoramento da taxa de inadimplência faz parte do processo de gerenciamento da empresa e não deve ser negligenciado.

Aqui vamos deixar algumas dicas de como evitar ser surpreendido por atrasos:

Cuidado ao escolher o parceiro

Os grandes fornecedores de crédito, como instituições financeiras, por exemplo, têm um rigoroso meio de analisar para quem o dinheiro será emprestado. Isso vale para os clientes e pagadores da sua empresa. É preciso não só confiança, mas uma criteriosa análise da capacidade de pagamento dos seus clientes/compradores.

Fique atento aos prazos

Não deixe de acompanhar de perto todos os prazos para pagamentos e quitação de débitos dos seus fornecedores, clientes e colaboradores. Você precisa saber imediatamente que o valor esperado foi creditado. Para isso, uma boa dica é criar lembretes de que a fatura irá vencer em alguns dias, assim como algumas instituições financeiras fazem com faturas de cartão de crédito.

Busque acordos cordiais

Se o seu cliente atrasou o pagamento, avise-o imediatamente. Pode ser que ele realmente tenha esquecido de fazer o pagamento, isso acontece. Seja educado e cordial no momento de fazer essa cobrança. Se não foi esse o caso, busque um acordo, negocie para que ele possa pagar e seguir seu cliente. Medidas judiciais e conflitos não vão te fazer fidelizar o cliente e devem ser usadas apenas em casos extremos.

Use a tecnologia

Diversos softwares disponíveis no mercado podem te ajudar a ter um controle automatizado das finanças da sua empresa, geram relatórios e mostram o cenário atual do negócio. Acompanhe de perto como ele funciona, entenda qual é a melhor forma de uso para a sua necessidade. Em geral, eles são capazes de analisar as entradas e saídas de dinheiro, planejar e dar uma análise de como cada operação está funcionando. Os softwares podem categorizar cada gasto, aumentam a produtividade e velocidade com que cada lançamento é feito, podendo até reduzir os custos da operação.

A Portão 3, por exemplo, tem uma solução perfeita para te ajudar a automatizar a gestão de pagamentos.

Como a Portão 3 pode ajudar?

A Portão 3 é a melhor solução para Contas a Pagar de médias e grandes empresas e pode te ajudar a implementar um sistema mais inteligente de organização de notas fiscais. 

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