Manter o controle das despesas da sua empresa pode exigir horas de trabalho, estresse e dinheiro. Pense não apenas em todas as horas de trabalho dos funcionários da sua empresa, mas também nos dados que se perdem e nos erros que sempre podem acontecer.

Além disso, manter as velhas práticas está custando à sua empresa altos índices de insatisfação dos funcionários também, pois ninguém gosta de dedicar horas extras para fazer a papelada, e ainda assim ter que esperar meses pelo reembolso.

O que é um software de gestão de despesas?

Um software de gerenciamento de despesas é uma plataforma SaaS, geralmente baseada na nuvem, que é usada para registrar, aprovar e rastrear despesas, bem como processar os reembolsos de funcionários.

Geralmente é integrado para trabalhar em conjunto com o software de contabilidade da empresa. Um sistema de gerenciamento de despesas ajuda a otimizar e automatizar grande parte do processo de rastreamento e relatório de despesas, tornando mais fácil para os funcionários enviarem suas despesas, para os gerentes analisá-las e aprová-las e para a equipe de finanças reembolsar os funcionários. Ele oferece aos contadores a possibilidade de controlar as despesas em uma plataforma, categorizadas nas categorias de despesas certas, geralmente em tempo real. Os contadores usam a ferramenta para gerar relatórios rápidos e precisos como parte de seu processo de contabilidade.

Por que usar um software de gestão de despesas?

A maior vantagem de usar um software de gerenciamento de despesas é provavelmente o fato de automatizar grande parte do processo, que geralmente inclui diferentes funcionários e departamentos, papelada e aprovações. Estas são apenas algumas das maneiras que um software de gerenciamento de despesas pode simplificar o rastreamento de despesas e os processos de reembolso de qualquer empresa:

Elimina a papelada: chega de idas e vindas, envio de e-mails e preenchimento de formulários – tudo pode passar pela plataforma em questão de minutos.

Elimina o papel real: ao permitir que os recibos sejam armazenados como imagens na plataforma, mantendo o seu valor legal (nota: depende do software e do país).
Ele se integra aos seus sistemas contábeis existentes, permitindo que você exporte relatórios facilmente e evite a entrada manual de dados.

Ele garante a conformidade: um software de gerenciamento de despesas ajuda a garantir que as políticas de gastos sejam respeitadas, pode detectar violações de políticas e fraudes e evitar entradas duplicadas.

Facilita o processo de aprovação de despesas: permitindo a criação de fluxos de trabalho de aprovação, bem como automação de aprovação ou rejeição quando determinados critérios não são atendidos.

Melhores relatórios: o software de despesas de negócios normalmente oferece uma ampla gama de opções de relatórios, permitindo que você analise tendências e faça previsões de gastos.

Identifique oportunidades de economia: isso é mais fácil porque os dados estão prontamente disponíveis e você pode gerar relatórios diferentes.
Possibilidade de conectar o software a cartões de crédito e contas bancárias da empresa: facilita muito a importação de dados de despesas.

Digitalização automática de recibos: algumas plataformas oferecem aos funcionários a opção de fotografar seus recibos e o sistema faz o resto do trabalho.

E como ele funciona?

Aqui estão todas as etapas do processo de gerenciamento de despesas em que ele pode ajudar:

Entrada de dados: do envio manual de despesas à automação da importação de dados, usando extratos de cartões corporativos e outras integrações.

Processo de aprovação: uma vez que os fluxos de trabalho de aprovação são criados, a solicitação de aprovação de despesas do funcionário é enviada automaticamente para a pessoa certa.

Compliance: permite definir políticas de despesas a serem respeitadas, bem como orçamentar.

Reembolso: o processo é agilizado por ter todas as informações necessárias para a emissão do reembolso na plataforma.

Análise de dados e relatórios: oferece uma visão geral clara das despesas e categorias.
Além disso, o software de gerenciamento de despesas pode ser integrado a outros sistemas para garantir que os dados também possam ser importados e exportados para eles. A integração mais popular é, obviamente, entre o software de controle de despesas e o software de contabilidade. No entanto, também existem muitas outras integrações possíveis – como a plataforma multifuncional da TravelPerk para reservar viagens de negócios.

Quando é o momento certo para uma empresa obter uma solução de rastreamento de despesas?

A resposta é muito simples: sempre! Aqui está o porquê: os desafios relacionados ao rastreamento de despesas são comuns a todas as empresas, grandes e pequenas. É essencial controlar todas as despesas usando ferramentas fáceis de usar, mesmo se você for uma pequena empresa.

Pense nisso: especialmente quando você é uma pequena empresa, precisa se certificar de que está dentro do orçamento. Além disso, as pequenas empresas têm uma quantidade reduzida de funcionários que podem cuidar do trabalho necessário para fazer as coisas manualmente. Você provavelmente está pensando sobre os custos que o uso desse tipo de software tem, mas ficará surpreso com o quão baixo eles podem realmente ser!

Como escolher o melhor software de rastreamento de despesas para uma empresa?

Ao escolher o software de relatório de despesas certo, lembre-se de algumas coisas:

• A possibilidade de entrada de dados automática versus manual: isso é especialmente importante para empresas maiores e aquelas que estão crescendo;
• Se a solução oferece cartões corporativos ou pode ser integrada com os cartões da empresa já em uso;
• A possibilidade de integrá-lo aos sistemas que você já utiliza para contabilidade, finanças, atendimento e viagens;
• Quais são as suas necessidades de relatórios e o que a ferramenta oferece e se é personalizável;
• Preço: considere não apenas as taxas mensais ou anuais, mas também as taxas adicionais necessárias e os custos de implementação, especialmente se você precisar integrá-lo a outros sistemas;
• Usabilidade: deve ser fácil de usar – se isso torna as coisas mais difíceis, então qual é o ponto?
• Escalabilidade: será capaz de crescer junto com o seu negócio?

Com todas as soluções de gerenciamento de despesas disponíveis, não há dúvida de que é hora de trocar horas intermináveis de relatórios de despesas manuais por uma solução moderna e automatizada. Acelerar todo o processo permitirá que você economize tempo e dinheiro, obtenha melhor conhecimento sobre suas despesas, tome decisões mais bem informadas e mantenha-se competitivo.

Esperamos que a lista tenha sido útil e ajude você a escolher a solução certa de acordo com as necessidades de seu negócio. Uma coisa é certa: essas soluções aliviarão uma carga pesada e permitirão que você se concentre nas principais operações de negócios que farão sua empresa crescer.

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