Como podemos te ajudar?

Vocês emitem Nota Fiscal? Quando a Nota Fiscal é disponibilizada?

Nós da Portão 3 somos prestador serviço terceirizado, assim emitimos Nota Fiscal referente ao nosso serviço, que é aquela taxa fixa que cobramos por emissão feita na plataforma. De acordo com a lei 11717 (Lei Geral do Turismo), Art. 27, cada parte da cadeia do turismo emite Nota Fiscal exclusivamente da “comissão recebida ou do valor que agregar ao preço”, que no nosso caso é essa fee. A Nota Fiscal é enviada para o perfil administrador no primeiro dia útil do mês com referência do mês anterior (por exemplo, enviamos em 1º abril a NF referente ao mês de março).

Para os valores pagos de aéreo, hotel ou aluguel de veículo, você pode usar o próprio voucher de reserva durante a conciliação, ele é aceito em qualquer relatório contábil, pois as próprias companhias aéreas, por exemplo, não emitem NF. Você já reparou que quando você compra uma passagem pra si mesmo (pessoa física), você não recebe NF da companhia aérea? O mesmo acontece com a pessoa jurídica.

O voucher de reserva possui todas as informações necessárias para a conciliação e acrescentamos até mesmo uma nota de rodapé informando “Reconheço a exatidão desta nota de prestação de serviços, na importância acima, que foi paga à sua ordem na praça e vencimento acima indicados. As informações fornecidas para o pagamento são de inteira responsabilidade do tomador do serviço. Pagamentos e/ou dados fornecidos indevidamente devem ser regularizados. Pagamentos efetuados no ato da reserva/transação. Este documento declara o recolhimento de todos os impostos na operação ao referido tomador do serviço.”

Normalmente, quando acontece o envio de NF em outras agencias é por alguma taxa embutida no produto. Como oferecemos as tarifas direto para nossos clientes, sem cobrar nada em cima, isso não acontece.

Caso queria entender mais a fundo sobre essa questão de Nota Fiscal, recomendamos também a leitura desse artigo. Se você ainda estiver com alguma dúvida ou quiser esclarecer algum ponto, não hesite em nos chamar! Nossa equipe está sempre disponível para te auxiliar.

Estabelecendo os parâmetros básicos da sua conta: centro de custo, projeto e política de aprovação.

Neste tutorial, vamos ensinar os usuários que possuem a função de administrador a configurar parâmetros da conta como centro de custo, projeto, e a criação de políticas de aprovação.

1.Criando Centro de Custo

O centro de custo serve para categorizar as solicitações de aéreo, hotel ou aluguel de veículo, funcionando como uma espécia de "tag".

Essa função é útil e essencial para a elaboração de dados e análises sobre o perfil de gastos da sua empresa com viagens, permitindo, por exemplo, visualizar quanto o departamento de vendas gastou com viagens nos últimos 3 meses. Esta função também pode ajudar o próprio departamento financeiro na contabilização das despesas.

1.1 Acesse a função de administrador que fica no canto superior direito da sua tela, conforme o print abaixo, e em seguida selecione a opção "políticas" no menu lateral esquerdo.

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1.2 Dentro da aba de "centros de custo" você poderá criar seus próprios centro de custos personalizados.  Para isto, clique que em adicionar e preencha os campos que aparecerão. Em "nome" coloque o nome do centro de custo e no campo "Identificador Externo" você pode, por exemplo, colocar o código que sua empresa utiliza para identificar esse centro de custo. Após preenchidos estes campos, clique em salvar.

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1.3 Pronto! O centro de custo foi criado e já está disponível para ser utilizado durante a emissão de reservas. Você pode adicionar quantos centro de custos precisar.

1.4 Caso queira apagar algum centro de custo, é muito simples. Basta ir na aba de "centros de custos" na função de "políticas" novamente, marque a caixa correspondente à opção (ou opções) que você deseja deletar e em seguida clique na seta da caixa roxa que fica ao lado direito da função "adicionar", conforme no print abaixo, e clique em deletar.

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2. Criando Projeto

Projeto é outra forma de categorização das solicitações, similar ao centro de custo. Você pode classificar as emissões/reservas de acordo com o projeto e centro de custo que elas são referentes.

Por exemplo, se você está atendendo ao cliente "Indústrias Neusa" e um colaborador precisa fazer uma viagem de implementação ao cliente, a solicitação dele poderia ser cadastrada dentro do centro de custo de implementação e dentro do projeto "Indústria Neusa". Desta forma, suas gestão de viagens fica ainda mais organizada e os relatórios ainda mais precisos.

2.1 Acesse a função de administrador que fica no canto superior direito da sua tela, conforme o print abaixo, e em seguida selecione a opção "políticas" no menu lateral esquerdo.

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2.2 Dentro da aba de "projetos" você poderá criar projetos de acordo com as necessidades de categorização da sua empresa.  Para isto, clique que em adicionar e preencha os campos que aparecerão. Em "nome" coloque o nome do projeto e no campo "Identificador Externo" coloque, caso haja, o código interno que sua empresa utiliza para identificação do projeto. Após preenchidos estes campos, clique em salvar.

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2.3 Pronto! O projeto foi criado e já está disponível para ser utilizado durante a emissão de reservas. Você pode adicionar quantos projetos precisar.

2.4 Caso queira apagar algum projeto, é muito simples. Basta ir na aba de "projetos" na função de "políticas" novamente, marque a caixa correspondente à opção (ou opções) que você deseja deletar e em seguida clique na seta da caixa roxa que fica ao lado direito da função "adicionar", conforme no print abaixo, e clique em deletar.

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3. Criando Grupos

Este parâmetro não é obrigatório para todas as contas, mas é necessário para empresas cuja política de aprovação de reservas está relacionada a um grupo de pessoas, em vez de um único indivíduo, por exemplo.

Para ficar mais claro, vamos utilizar um exemplo ilustrativo. O departamento de compras da sua empresa possui 3 gestores e as reservas devem ser aprovadas por pelo menos um deles para serem emitidas. Neste caso, você pode criar o grupo "gestores de compras", o qual será posteriormente utilizado nas Regras de Aprovação, sendo as reservas encaminhadas para aprovação do grupo. Neste caso, qualquer pessoa do grupo poderá aprovar ou recusar a reserva, não sendo necessário que todos do grupo o façam.

3.1 Acesse a função de administrador que fica no canto superior direito da sua tela, conforme o print abaixo, e em seguida selecione a opção "políticas" no menu lateral esquerdo.

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3.2 Dentro da aba de "grupos" você poderá criar grupos de acordo com as necessidades de aprovação da sua empresa. Para isto, clique que em adicionar e preencha os campos que aparecerão.

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Em "nome" coloque o nome do grupo (ex: gestores de compras, diretoria, etc), no campo "usuários" selecione a pessoa da sua equipe que irá fazer parte do grupo e clique em "adicionar usuário". Selecione, em seguida, outro usuário que também irá compor o grupo e clique novamente em "adicionar usuário", repetindo este processo até que todos os colaboradores que você desejar estejam dentro do grupo. Quando tiver adicionado todos ao grupo, clique em salvar.

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É importante notar que para um colaborador ser adicionado a um grupo ele deverá estar cadastrado na plataforma. Neste tutorial nós ensinamos como fazer o cadastro de usuários.

3.3 Pronto! O grupo foi criado e já está disponível para ser utilizado nas regras de aprovação de reservas, que é nosso próximo tutorial.  

4. Criando Regras de Aprovação

As regras de aprovação permitem estabelecer quais as condições e quem são os aprovadores para diferentes casos e tipos de solicitações. Todas as contas já vêm configurada por padrão que os usuários com acesso de administrador podem fazer as aprovações. Assim, esse passo também não é obrigatório, mas recomendado para empresas que possuem políticas de aprovação mais robustas.  

Por exemplo, na sua organização você pode ter uma política para solicitações cujos passageiros são diretores e outra política para aquelas solicitações cujos passageiros são analistas. Por meio da função "regras de aprovação" você poderá estabelecer qual a tratativa adequada para cada tipo de solicitação conforme os procedimentos internos da sua empresa.

Esta função permite criar desde regras mais complexas até regras mais simples, em que por exemplo, toda solicitação deve ser indistintamente enviada para aprovação de uma pessoa ou grupo de pessoas. Elaboramos o tutorial com um exemplo mais complexo para explorar as funcionalidades da plataforma.

Elaboramos o tutorial com o maior nível de detalhes possível, mas caso você fique com qualquer dúvida durante o processo, não hesite em nos chamar. Vamos ficar felizes em te ajudar :)

4.1 Acesse a função de administrador que fica no canto superior direito da sua tela, conforme o print abaixo, e em seguida selecione a opção "políticas" no menu lateral esquerdo.

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4.2 Dentro da aba de "regras de aprovação" você poderá criar regras de acordo com as políticas de aprovação da sua empresa. Para isto, clique em adicionar.

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4.3. No campo nome coloque o nome da regra que você está criando. Um exemplo poderia ser "Aéreo para Diretores de até 800 reais". Nossa sugestão é que você crie um nome curto e que descreva a regra com certo nível de detalhe.

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4.4 No campo "informação" você irá colocar quais informações da solicitação serão analisadas pela regra. No exemplo anterior citamos uma regra específica para passagens aéreas de diretores. Neste caso, as informações analisadas são o tipo de reserva (aéreo), cargo do solicitante (diretor) e o valor do ticket (máx. 800 reais). É importante observar que deve ser criada uma regra para cada informação.

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4.5 Após inserir a informação, é preciso escolher o campo "comparativo". Este campo irá definir qual deve ser o relacionamento entre as informações das solicitações de usuário e o parâmetro adotado pela regra da empresa. No exemplo anterior, para se enquadrar na regra, a solicitação dever ser igual a "aéreo", o cargo do solicitante contém "diretor" e o valor deve ser menor ou igual a 800.

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4.6 O próximo passo é definir o valor, que é o parâmetro estabelecido pela política da empresa. Seguindo o exemplo anterior, a informação "tipo de reserva" deve ser igual ao valor "flight" (aéreo). A informação "cargo do solicitante" contém o valor "diretor". A informação "valor da solicitação" deve ser maior ou igual ao valor "800".

OBS: Os parâmetros disponíveis para a informação "order.type" (tipo de solicitação) são "flight" (para aéreo), "hotel" (para hospedagem) e "car" (para aluguel de veículo).

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Para nosso exemplo, as três regras ficariam assim:

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4.7 Em seguida, você deve escolher o relacionamento entre as regras criadas dentro da mesma política. Assim, se todas as regras devem ser cumpridas para que a solicitação se enquadre nesta política, o relacionamento é do tipo "And" (do inglês "e"). No exemplo anterior, para enquadrar na política, a solicitção deve ser de passagem aérea E feita por um diretor E de valor máximo de 800 reais.

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Caso apenas uma das regras tenha que ser cumprida para que a solicitação se enquadre dentro da política criada, o relacionamento seria do tipo "Or" (do inglês "ou"). Para dar um exemplo, você pode ter uma regra que toda solicitação cujo cargo do passageiro seja diretor OU sócio, será enquadrada na política "Solicitações com Aprovação Automática". Para mudar o relacionamento entre as regras basta clicar em cima do "And" ou do "Or".

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É possível também ter mais de um grupo de regras dentro da mesma política. Assim, por exemplo, vamos supor você queira incrementar sua política de aprovação automática, afirmando que toda solicitação que seja de passagem aérea E com valor de até 1000 reais E cujo passageiro seja diretor OU sócio, será aprovada automaticamente. Neste caso, criaíamos um grupo separado para os parâmetros que são mutuamente excludentes (ex: se o passageiro for gerente, ele não é diretor). Vejo no exemplo abaixo como criamos uma regra para esta política.

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Para reforçar, neste exemplo, para a solicitação ser enquadrada dentro da política, ela terá de cumprir as regras dos dois grupos. Ela tem que ser "de um passageiro cujo cargo é diretor ou sócio" E "ser to tipo aéreo com valor máximo de 1000 reais".

Vamos usar um exemplo ilustrativo para ficar mais claro. Suponha que um colaborador fez uma solicitação de passagem aérea com valor de 400 reais e o cargo dele é de gerente. Neste caso, ele não será enquadrado na política de aprovação automática, pois satisfez a regra de um grupo (tipo aéreo e valor menor que 1000), mas não satisfez as regras do outro grupo (o passageiro não era diretor ou sócio).

4.8 Após criar as regras, você deve selecionar qual ação é aplicada a ela. Para isto, clique em "regra de aprovação".

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No campo "comparativo" você pode escolher entre: a) ação automática, que pode aprovar ou recusar a solicitação automaticamente; b) aprovação de usuário, em que a solicitação será enviada para aprovação de um ou mais usuários especificados; e c) aprovação de grupo, caso a solicitação possa ser aprovada por um grupo de pessoas em vez de uma pessoa em específico.

No primeiro exemplo que utilizamos, podemos criar a regra de aprovação que caso a solicitação seja uma passagem aérea solicitada por diretores e com valor de até 800 reais, ela seja aprovada automaticamente. Assim, selecionaríamos o compartivo "ação automática" e em seguida "aprovar".

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Outra tratativa que poderia ser dada é, caso a solicitação seja uma passagem aérea solicitada por diretores e com valor de até 800 reais, ela precise ser aprovada por algum membro do grupo "Gestores de Compras". Para este exemplo, selecionaríamos o comparativo "aprovação de grupo" e depois o grupo desejado.

Ainda, outra opção para o mesmo exemplo é que caso a solicitação seja uma passagem aérea cujo passageiro é diretor e com valor de até 800 reais, a solicitação precise ser aprovada pelo usuário que corresponde ao CFO. Nesta situação, selecionaríamos o comparativo "aprovação de usuário" e depois selecionaríamos o usuário correspondente ao CFO.

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É possível que uma mesma solicitação passe por mais de uma instância de aprovação, devendo ser aprovada, por exemplo, pelo gestor da área e pelo grupo "gestores de compras". Ou mesmo que tenha que ser aprovada por mais de um usuário. Neste caso, você deverá clicar em "adicionar aprovador" e inserir todas as instâncias necessárias. Após definir todos os aprovadores, clique em "salvar".

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A criação de regras pode ser bem complexa. Se você tiver qualquer dúvida em como criar as políticas da sua empresa, entre em contato conosco pelo chat que iremos te ajudar a configurar esse parâmetro.

Como fazer a reserva de aéreo com múltiplos trechos?

Preciso que o passageiro retorne para um aeroporto diferente do aeroporto de partida, como posso fazer isso?

Nestes casos, em que o passageiro irá retornar para um aeroporto diferente do aeroporto de partida, é necessário fazer a emissão dos trechos de ida e volta separados. Para isso, basta desmarcar a opção de "ida e volta" na página de busca de passagens e fazer primeiro a busca e emissão da passagem de ida, e depois a busca e emissão do trecho de volta.

Assim, por exemplo, caso você queira emitir uma passagem com ida de Congonhas a Brasília, e retorno de Brasília para Rio de Janeiro, será necessário fazer duas emissões de passagem. Abaixo colocamos um print com passo-a-passo de como fazer essa emissão.

1. Desmarcar a opção de "ida e volta", inserir a origem, destino e data desejados, clicar em pesquisar.

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2. Selecione a passagem que melhor se adequa às suas necessidades e clique em "selecionar"

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3. Escolha o passageiro, centro de custo e projeto da passagem (asteriscos vermelhos), em seguida clique em "reservar agora"

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4.Pronto! O trecho de ida foi reservado, agora é necessário que ele seja aprovado pela pessoa responsável na empresa.

5. Agora é só fazer os mesmos procedimentos, mas pesquisando pelos trechos de volta que você deseja. Realize a busca da origem, destino e data desejados para a volta do viajante e clique em pesquisar.

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6. Selecione a passagem que melhor se adequa às suas necessidades e faça a reserva. Após isso, o trecho da volta está reservado e é necessário que seja aprovado pelo responsável na empresa.

Ainda está com dúvidas? Nos chame no chat que vamos de ajudar!

Como reservo meu aéreo?

Para reserva de hotel confira este artigo e para reserva de carro acesse este artigo.

1. Realize a busca: A primeira etapa é selecionar a origem e depois seu destino (asterisco vermelho). Logo em seguida você deve escolher a data de ida e volta desejada (asterisco verde). Caso você tenha bagagem ou preferência pela cabine, basta selecionar qual é a do seu agrado, como é mostrado na segunda imagem (asterisco roxo). Por fim clique em pesquisar.

Você só consegue fazer uma reserva por pessoa de cada vez. Isso acontece porque a cotação de tarifas podem variar e fazemos isso no corporativo por questão de economia. Por exemplo, caso seja a ultima tarifa, ainda sim você consegue pegar uma reserva com a tarifa mais barata. Se a pesquisa for para duas pessoas, essa oportunidade não aconteceria. Isso é uma coisa bem comum nas reservas

2. Selecione o voo desejado: Na segunda etapa você deve escolher qual a melhor dentre as opções de passagens disponíveis. Na parte esquerda (asterisco vermelho) você pode filtrar os preços, paradas, cias aéreas e horário de partida, da maneira como desejar.

Assim que decidir qual passagem quer, marque na parte circulada de vermelho ida e volta, logo a direita (circulo verde), clique em selecionar para que possa ver as informações da sua reserva, como é mostrado na terceira imagem:

obs: Atente-se que as passagens sempre apareceram por ordem de preço e não por horário. Caso queira procurar por horário é só alterar na parte esquerda em 'Horário de partida'.

4.Reserve sua passagem: Atente-se que na parte em azul na direita (circulo vermelho) é mostrado até quando sua reserva vale, para que seja aprovada. Em seguida clique na parte circulada de preto para realizar a reserva:

Após realizar a reserva, todas as informações sobre ela ficam na parte esquerda em azul da página, nela você consegue ver todas as suas reservas e o andamento delas:

Agora basta esperar que ela seja aprovada. Fique sempre atento aos prazos para aprovação e/ou cancelamento de reservas!

Como reservo meu hotel?

1.Realize a busca do hotel: A primeira etapa é selecionar o destino (asterisco vermelho). Logo em seguida você deve escolher a data de Check-in e Check-out desejada (asterisco verde). Por fim clique em pesquisar.

Você só consegue fazer uma reserva por pessoa de cada vez (asterisco roxo). Isso acontece porque a cotação de tarifas podem variar e fazemos isso no corporativo por questão de economia:

ex.: Caso seja a ultima tarifa, ainda sim você consegue pegar uma reserva com a tarifa mais barata. Se a pesquisa for para duas pessoas, essa oportunidade não aconteceria. Isso é uma coisa bem comum nas reservas.

2. Filtre sua busca: nossa plataforma conta com diversos filtros para ajudar você a decidir pela melhor opção de hospedagem para a sua viagem. Abaixo, mostramos como o filtro por localização e nome do hotel funcionam.

2.1. Filtro por localização. Por meio deste filtro, você consegue afunilar os resultados com base na proximidade do hotel em relação ao local do seu compromisso, que pode ser o endereço de um cliente que você vai fazer uma visita, ou o local de um evento que você vai participar.

Para isto, basta inserir o nome do local do seu compromisso ou endereço na barra de busca do mapa, como na imagem a baixo. O sistema irá te retornar apenas os hotéis próximos, facilitando sua decisão e tornando sua viagem ainda mais prática.

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2.2. Filtro por nome do hotel. Você já tem aquela rede de hotel preferida e gosta de fazer todas as suas reservas nela? Este filtro vai te ajudar nessa função.

Aa parte esquerda, logo a baixo dos campos de busca, você consegue pesquisar qual o Hotel de sua preferência (circulo vermelho) e também filtrar da maneira como desejar (asterisco vermelho). Na parte direita você consegue ver o mapa com os Hotéis disponíveis e logo abaixo as reservas dos Hotéis.

Assim que escolher qual hotel quer, você deve clicar em selecionar para que possa ver as informações de sua reserva, como é mostrado na segunda imagem:

3. Selecione o centro de custo e a categoria de quarto: Na terceira etapa você deve selecionar o centro de custo e o projeto (asterisco vermelho), de acordo com as informações internas de sua empresa, dessa forma você conseguira identificar qual reserva pertence essas informações:

Aqui, logo abaixo, você também pode selecionar qual categoria de quarto preferir. Como temos diversos fornecedores, algumas opções de quarto são iguais, o que muda é o valor (asterisco vermelho):

4.Confira os dados e clique em reservar: Agora basta conferir, na parte direita que está em azul, se todas as informações estão de acordo com o que o viajante deseja, por exemplo, o tipo de quarto, quantas camas, café da manhã, etc. Depois é só clicar em reservar e esperar que sua reserva seja aprovada:

Fique sempre atento aos prazos para aprovação e/ou cancelamento de reservas!

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