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Um dos segredos do sucesso é a realização de uma gestão de despesas eficiente. Por isso trouxemos 4 dicas que vão te ajudar a otimizar sua gestão de despesas corporativas! 

O processo do gerenciamento de despesas envolve o conhecimento técnico dos gestores, bem como a integração entre setores da área contábil, tributária e fiscal, principalmente. Um bom gerenciamento de despesas é fundamental para quem deseja ter equilíbrio financeiro, além de alcançar um bom desempenho no mercado, em um cenário que é cada vez mais competitivo.

Benefícios de investir numa gestão de despesas corporativas

Antes de conhecer quais são as dicas que trouxemos sobre a gestão de despesas para o seu negócio, é importante conhecer os benefícios em investir nesse processo. Confira:

• Reduz custos e perdas; 
• Aumenta a eficiência e agilidade nas atividades; 
• Reduz desperdício de matéria-prima; 
• Melhora o resultados no mercado; 
• Traz mais motivação para a equipe; 
• Aumenta a produtividade; 
• Reduz a rotatividade dos colaboradores; 
• Amplia as oportunidades de alcance orgânico de clientes.

Agora que você já sabe quais são os principais benefícios, vamos às dicas que vão te ajudar a alcançar uma gestão de despesas corporativas eficaz! 

1 - Estruture os processos

Antes de começar de fato, é preciso estruturar todas as etapas, adequando tudo à realidade da sua empresa. Não adianta seguir uma receita de bolo se a gestão de despesas corporativas não vai atender suas necessidades. 

É preciso entender de onde os gastos estão vindo, o que pode ser feito para reduzir e eliminar gargalos. Pense também nos benefícios a longo prazo que as reduções podem trazer. 

É importante também que o financeiro esteja alinhado a todos os setores! O setor de gestão financeira deve ser um aliado, não um vilão. Desta forma, é mais fácil entender o fluxo de gasto em cada área da empresa. 

2 - Defina um orçamento 

Agora que você já entendeu a realidade da empresa e sabe exatamente os gastos excedentes, é hora de agir efetivamente. Um outro passo importante na gestão de despesas corporativas é estabelecer um orçamento. 

Com base no que foi observado na etapa anterior, você deve instituir um limite de gastos para os colaboradores e os setores. Tudo deve ser estabelecido de acordo com a saúde financeira da empresa. 

Faça um documento com os gargalos mapeados e os fluxos sugeridos e apresente aos gestores da empresa e busque o engajamento de todos. Depois, procure executar tudo o que foi levantado e discutido.

3 - Use cartões corporativos com limites de gastos 

O cartão corporativo é uma ferramenta que existe tanto para facilitar a vida do gestor, quanto do colaborador. Ao mesmo tempo que ele permite um controle maior sobre as finanças e os gastos, dá mais autonomia ao funcionário. 

É importante ter em mente que não basta entregar cartões aos colaboradores, tudo precisa ser feito com regras e limites. Por isso, estabeleça um limite de gastos, ainda com base no que foi observado na primeira etapa da gestão de despesas corporativas. 

4 - Tenha uma política de gastos! 

Já ouviu dizer que o combinado não sai caro? É justamente por isso que uma política de gastos se faz extremamente necessária. Todos os gestores, departamentos e colaboradores precisam estar cientes de todas as regras acerca dos gastos corporativos. 

Trouxemos alguns exemplos que podem te ajudar a pensar na política de gastos e melhorar sua gestão de despesas corporativas. 

• Se na sua empresa os funcionários viajam muito, é preciso incluir nas regras o que será pago pela empresa. Hospedagem, passagens e alimentação são exemplos que costumam compor as políticas de gastos. 

• Outro exemplo de gasto corporativo é o contrato de softwares e programas que são usados para facilitar o trabalho dos colaboradores. 

• Deslocamento em prol da empresa também deve constar como gasto corporativo. Estabeleça um limite de KM rodado para gasolina ou carros de aplicativo, por exemplo. 

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Nosso objetivo é otimizar os processos de controle financeiro da sua empresa por meio de uma plataforma para gestão de despesas corporativas.

Com o auxílio da Portão 3 você controla todas as despesas da sua empresa com uma solução capaz de gerar relatórios instantâneos, ler notas fiscais, prestar contas e muito mais. Com a ajuda da plataforma de contas a pagar, você pode controlar o que acontece na sua empresa de maneira fácil e eficaz. Integração com ferramentas SaaS e ERPs, além de contar com conciliação financeira automática. 

O nosso módulo de contas a pagar guarda as notas fiscais de maneira digital, fazendo leitura automática de cada nota e voucher recebido. É possível configurar as regras de aprovação das suas despesas corporativas, que podem ser facilmente estabelecidas com a ajuda de um fluxo de caixa. 

Além do controle, a Portão 3 também oferece cartões integrados que facilitam pagamentos e dão autonomia ao colaborador, que não precisa ficar aguardando aprovações de custos. Todas essas vantagens são ainda maiores com um aplicativo mobile, que facilita o controle para sua empresa e para todos os colaboradores. 

A Portão 3 também oferece assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana.

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