Leia também: Gastos corporativos: saiba quais são as principais despesas
Cada vez mais se faz necessário manter uma gestão de despesas corporativas eficaz. Se o gestor não conseguir realizar essa gestão, a saúde financeira da empresa acaba sendo prejudicada.
A Portão 3 tem como meta te ajudar a entender que a gestão de despesas corporativas não precisa ser um bicho de sete cabeças! Neste artigo você vai aprender 5 passos para simplificar sua gestão corporativa.
Mas calma! É simples.
Vamos entender melhor como é possível simplificar essa gestão de despesas corporativas?
Como dito anteriormente, não precisa ser nada difícil, por isso vamos simplificar desde o significado até a aplicação.
A gestão de despesas corporativas consiste no controle dos gastos gerados pelos colaboradores para fins de trabalho.
Para isso, o controle deve abraçar todas as etapas, desde os motivos do gasto até a produção e análise de relatórios. É importante ressaltar que existem regras a serem aplicadas no reembolso do que foi gasto pelo colaborador.
Com base nas leis vigentes, a empresa também deve elaborar uma política interna, que guiará tanto o funcionário quanto o gestor financeiro.
Alguns gastos que podem ser reembolsados - caso sejam referentes a atividades corporativas - são:
Com base nessa lista, começa o processo de simplificação da gestão de despesas corporativas.
De nada adianta tentar aplicar mudanças na gestão de despesas corporativas, se você não tem ideia do que acontece no fluxo de caixa. É dever do gestor financeiro saber exatamente o que entra e sai da corporação.
Fica mais fácil melhorar sua gestão se você dividir esse reconhecimento de terreno em três partes: planejamento financeiro, indicadores de despesas e cortes de despesas desnecessárias.
Antes de mais nada, é preciso entender que empresas possuem tipos variados de gastos e despesas. Alguns valores são despesas fixas, já outros, são sazonais ou ocasionais. Identificar cada despesa, é o primeiro passo antes de dar início aos outros passos.
Conhecer a origem e a necessidade de cada gasto ajuda a visão geral do fluxo de caixa corporativo. Assim, é mais fácil cortar o que for desnecessário e aumentar o uso de recursos em setores que precisam mais.
Você como gestor já deve ter se deparado com o termo “política de reembolso”. Mais um passo para uma gestão de despesas corporativas de excelência, é elaborar regras a serem seguidas e acordadas por ambos os lados.
Tanto o gestor, quanto o colaborador, precisam estar cientes do que será reembolsado, ou não.
Esse tipo de medida é indispensável para evitar fraudes, por exemplo - como quando tentam burlar as regras para conseguir o reembolso de despesas não existentes ou descumprem as determinações estipuladas pela empresa.
Com uma política de reembolso bem estruturada e que facilite o acesso de todos, é possível inibir esses tipos de ações.
Além de estabelecer o que será reembolsado ou não, é importante que o gestor também deixe claro que existe um limite de gastos. O terceiro passo que vai simplificar sua gestão de despesas corporativas, é estabelecer um limite de gastos.
Agora que o colaborador já sabe o que pode ou não gastar em nome da empresa, ele precisa ser informado do valor que pode ser gasto. O limite de gastos é feito com base na realidade da empresa.
Por isso, como gestor, é importante estar ciente do que entra e sai. Sabendo a real situação financeira, o limite de gasto é estabelecido de maneira que não deixe sua gestão de despesas corporativas negativa.
Pode parecer óbvio, mas sabemos que o combinado não sai caro! Um passo muito importante para simplificar a gestão de despesas corporativas é que todas as partes estejam muito cientes de tudo.
Transparência é a chave para uma gestão financeira de sucesso. Gestores e colaboradores precisam saber exatamente quais são as políticas e permissões da empresa, no que tange o tema e despesas.
Nosso objetivo é otimizar os processos de controle financeiro da sua empresa por meio de uma plataforma para gestão de despesas. Com o auxílio da Portão 3 você controla todas as despesas da sua empresa com uma solução capaz de gerar relatórios instantâneos, ler notas fiscais, prestar contas e muito mais.
Com a ajuda da plataforma de contas a pagar, você pode controlar o que acontece na sua empresa de maneira fácil e eficaz. Integração com ferramentas SaaS e ERPs, além de contar com conciliação financeira automática.
O nosso módulo de contas a pagar guarda as notas fiscais de maneira digital, fazendo leitura automática de cada nota e voucher recebido. É possível configurar as regras de aprovação das suas despesas corporativas, que podem ser facilmente estabelecidas com a ajuda de um fluxo de caixa.
Além do controle, a Portão 3 também oferece cartões integrados que facilitam pagamentos e dão autonomia ao colaborador, que não precisa ficar aguardando aprovações de custos. Todas essas vantagens são ainda maiores com um aplicativo mobile, que facilita o controle para sua empresa e para todos os colaboradores.
A Portão 3 também oferece assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana.
A Portão 3 pode ser o primeiro passo para o sucesso da sua gestão de despesas corporativas. Vem conhecer a gente!
Conteúdos selecionados a dedo no seu email, reunidos na única newsletter financeira que você precisa assinar
