As viagens corporativas costumam ser bem frequentes em rotinas de várias  empresas, mas nem sempre elas são feitas de avião. Sendo assim, a locação de veículos é uma solução muito utilizada para se deslocar a trabalho em ocasiões de curta distância.

Mesmo sendo um tema relevante, curiosamente este assunto não é muito discutido nas empresas e nem esclarecido para os profissionais que costumam fazer viagens de negócios. 

Por isso, diversas dúvidas acabam sendo bem frequentes no meio empresarial, como por exemplo: quem é o responsável pela locação do veículo, a companhia ou o colaborador em viagem?

A resposta para essa pergunta depende das etapas do processo. A responsabilidade do ato de reservar o carro e pagar pelo aluguel é da empresa, enquanto o condutor do veículo (que é o funcionário da organização) fica encarregado de pegar as chaves e cuidar do veículo até que seja devolvido.

No ato da retirada do carro alugado, é comum que a pessoa incumbida de conduzir o veículo apresente sua CNH, o código da reserva e um cartão de crédito em seu nome como garantia para poder receber as chaves do automóvel. 

O valor de limite exigido para servir de garantia pode variar de locadora para locadora e, também, do modelo do veículo – afinal, veículos com maior valor vão exigir, normalmente, uma garantia maior.

Quer entender melhor este assunto? Continue acompanhando!

Como funciona o aluguel de veículos para viagens corporativas?

Agora que você já sabe que o condutor do veículo deve resolver a questão do caução na locadora e assumir toda a responsabilidade de manter o carro em segurança durante a viagem, chegou a hora de destrinchar esse processo. 

Na verdade, podemos dizer que alugar carros para viagens de trabalho é algo bem simples. 

Primeiro a pessoa encarregada de planejar a viagem vai fazer reservas para hospedagem e para o aluguel do veículo que será utilizado. Além disso, também é importante fazer um roteiro conciliando todos os compromissos com as necessidades básicas de quem está viajando.

Quando tudo estiver resolvido, o futuro viajante irá receber todas as informações desta viagem, inclusive o código de reserva para conseguir retirar o carro em sua locadora.

Chegando lá, o funcionário também vai precisar ter cartão de crédito com limite exigido pela locadora disponível – o qual será bloqueado temporariamente como  uma garantia de que o carro será devolvido.

Uma dúvida comum é se esse valor vai aparecer na fatura do cartão. A resposta é não. Trata-se apenas uma pré-autorização e, por isso, ela não vai aparecer na fatura.

Depois que o carro for entregue, este valor retido é estornado no cartão. Porém, o processo de estornar um valor na adquirência pode demorar até 60 dias para ser devolvido.

Vale lembrar que isso não é conduzido pelas locadoras. São as operadoras dos  cartões que estornam o valor e esse processo depende da data de vencimento da fatura.

Mas e quando o funcionário não tem um cartão de crédito com limite para usar na locadora?

Nos casos em que o colaborador não tem limite ou cartão de crédito para retirar veículos alugados pela empresa, é possível que a empresa busque ter algum tipo de contrato de parceria com a locadora. Assim fica mais fácil de administrar a  retirada do veículo por funcionários sem constrangimentos ou nervosismo no processo. 

Nessas parcerias é possível estabelecer algumas regras! Por exemplo, tendo alguma parceria, a empresa pode solicitar contratos que dispensam a necessidade do funcionário utilizar o próprio cartão de crédito para uma “demanda” da empresa. Nesse caso, a empresa assume os riscos do aluguel do veículo.

Esses e outros detalhes devem estar entre as regras estipuladas para a política de viagens corporativas da empresa, já que esse documento vai reunir e servir como registro de todas as normas que direcionam os funcionários no que pode ou não pode ser feito em quesitos das viagens (como o próprio) aluguel de veículos.

Isso é importante porque os funcionários não têm precisariam ter nenhuma obrigação de ter cartões de crédito e muito menos ter limite suficiente para evitar o bloqueio de uma locadora quando forem alugar carros para viajar pela empresa.

Também é possível evitar situações de extremo constrangimento se for feito um  contrato acordando os interesses da empresa, da locadora de veículos e de uma agência responsável pela gestão de viagens corporativas da companhia. 

Essa solução pode ter os seguintes desfechos:

• Em casos de danos, apropriação indevida, infrações de trânsito ou outros sinistros, a empresa que precisa da viagem assume esses débitos;
• Mediante contratos prévios, a sua empresa pode negociar tarifas e diminuir os custos do aluguel de veículos - o que vai depender do nível de demanda da companhia por este tipo de serviço.

Como a Portão 3 pode te ajudar?

Nós, da Portão 3, temos tudo que você precisa para fazer viagens de trabalho ou até mesmo planejar viagens para outros funcionários que representam a empresa que você presta serviços.

Como especialistas, podemos te ajudar a encontrar não só a melhor locadora de veículos automotivos para viajar a negócios, mas também conseguimos encontrar as melhores soluções para todas as partes envolvidas - de forma que ninguém fique constrangido ou saia prejudicado. 

É comum que muitas empresas tenham problemas com locação de veículos por inexperiência nessa tarefa, por isso, é interessante contar com especialistas que saibam o que fazer em cada etapa de uma viagem de negócios.

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Esperamos ter ajudado.

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