Se quiser ter uma boa gestão financeira, sua empresa vai precisar fazer a conciliação bancária criteriosamente, independente de seu porte.
Porém, muitas pessoas revelam ter dificuldades com essa prática, já que o processo costuma ser feito de forma mais complicada. Isso pode acontecer até mesmo pela falta de compreensão quanto à sua importância e a falta de busca por práticas que facilitem a atividade.
Saiba mais sobre este assunto!
O processo chamado de conciliação bancária consiste, basicamente, na comparação entre o extrato bancário da empresa com todas as informações registradas no controle financeiro interno.
Fazendo tal atividade, a equipe do Contas a Pagar consegue levantar todas as despesas e as coloca lado a lado com os recebimentos e o saldo disponível - de forma que seja possível conferir se todas as movimentações previstas foram devidamente realizadas, ou se os resultados encontrados estão apresentando divergências.
Tal prática está relacionada com as ações da gestão financeira corporativa, ainda que cada empresa apresente suas próprias características.
É a partir da conciliação que podemos confirmar se foi possível alcançar ou não o crédito esperado, assim como o débito de Contas a Pagar.
Só por isso, já fica bem claro que há motivo suficiente para dar toda atenção a essa tarefa. Mas é claro que existem diversas outras razões que merecem destaque para demonstrar que todos os conhecimentos sobre a conciliação bancária valem a pena, de modo que até o final deste conteúdo você entenda qual nível de compromisso deve assumir com a realização da atividade.
Além de monitorar todo dinheiro captado com as vendas feitas em sua empresa, é importante fazer conciliação bancária para que sua equipe consiga identificar se houve ou não alguma fraude interna (seja dinheiro depositado/transferido a menos ou cheques que foram recebidos como pagamento, mas não foram descontados).
Ou seja, a conciliação bancária é útil para perceber inconsistências ao longo de um período, de forma que pequenos erros sejam reparados e não sejam cometidos em outros lançamentos e recebimentos.
Isso ajuda a não prejudicar a saúde financeira do negócio, principalmente recuperá-la quando for comparar a diferença de um ano para o outro.
Não podemos deixar de mencionar que as informações registradas no caixa podem influenciar diretamente algumas decisões para o futuro do negócio. Sem a conciliação bancária, fica inviável ter base em dados confiáveis.
Outra desvantagem ocasionada pela falta da conciliação bancária é a possibilidade de sofrer prejuízos imediatos, que nem sempre são observados. Estamos falando sobre os descontos que não são notados quando o extrato bancário sequer é analisado.
Este é um problema recorrente em casos de empréstimos, por exemplo. Nem sempre a equipe de finanças tem o cuidado de analisar todas as cobranças de taxas e a incidência de juros real. O resultado será um saldo inferior ao que deveria existir com as contas realizadas.
E tem mais! Quando a empresa trabalha com cartão corporativo, sua conciliação bancária precisa contar com um processo específico para a fatura. Assim será mais fácil compreender qual o total da despesa e também monitorá-la, fazendo ajustes necessários ao longo do tempo.
A conciliação financeira proporciona diversos dados bem aprofundados que podem servir para ajustar o planejamento estratégico da empresa.
Juntando essa coleta de dados com fluxo de caixa e com a análise contábil, a equipe de Contas a Pagar tem acesso a um pacote de ferramentas que podem conduzir qualquer negócio aos seus objetivos.
Essas informações são essenciais para o acompanhamento e classificação das movimentações do extrato bancário, permitindo a identificação de forma efetiva do quanto está sendo gasto e recebido.
Para ter melhor controle financeiro e não perder nenhum crédito ou débito em conta de vista, é interessante ter uma ferramenta própria para essa solução (de preferência automática, já que as planilhas manuais são mais vulneráveis a erros).
Felizmente existem soluções automatizadas, que podem não só realizar o monitoramento e controle das finanças, como também agrega outras funcionalidades para administração do dinheiro corporativo.
Para tirar todo o proveito possível da conciliação bancária, o ideal é criar um processo rotineiro - que pode ser semanal, mensal ou até semestral (tudo vai depender da quantidade de movimentações realizadas pela organização).
Recomendamos que façam dessa tarefa algo diário, porque dessa forma será feito um controle bem mais rigoroso e assertivo.
Lembre-se que, antes de qualquer coisa, é importante que sua equipe tenha o hábito de registrar as movimentações financeiras da empresa, além de armazenar recibos, extratos bancários, comprovantes de pagamento, notas fiscais, depósitos e transferências para comprovar valores que caíram ou não na conta.
Quanto mais informações tiverem, mais os números devem bater.
E não só os números finais que importam! As datas de lançamento têm seu valor. Uma empresa organizada, que busca conduzir as finanças da melhor forma possível, mantendo uma cultura que respeita prazos, dificilmente terá prejuízos (como multas por atraso, por exemplo).
Depois de tudo isso, basta comparar os dados. Quando notarem algo diferente ou incomum, façam uma investigação até que se encontre a origem da divergência para corrigi-la imediatamente.
Como mencionamos ao longo deste conteúdo, o melhor caminho é fazer a conciliação bancária com frequência se quiser ter uma gestão financeira mais eficiente e sem desperdícios. Inclusive, no blog da Pluggy você fica sabendo como o Open Finance apoia a conciliação bancária.
Vamos recapitular, então, os passos necessários para ter esse processo bem feito:
1. Manter a cultura de prestação de contas;
2. Verificar saldos diariamente;
3. Analisar todos os detalhes;
4. Corrigir divergências e armazenar dados no histórico.
A plataforma da Portão 3 é a melhor ferramenta de conciliação bancária para te ajudar! Esqueça de planilhas e processos manuais. É possível fazer isso de forma muito mais rápida, que certamente deve poupar longas horas de trabalho e erros.
Em nosso programa, sua equipe pode registrar todos os dados de despesas e receitas da empresa, categorizando essas informações sem dificuldade.
Com tal recurso, também fica muito mais fácil de produzir relatórios, nos quais todos poderão visualizar com clareza quais são os maiores gastos e qual canal traz mais dinheiro.
Quer ver como fica melhor? A plataforma permite a integração de todos os dados necessários desse controle, conseguindo ter acesso ao extrato bancário em poucos cliques e outras informações.
Fazer conciliação bancária com a Portão 3 é extremamente descomplicado, e pode começar a ser feito agora mesmo!
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