Durante uma viagem, muitos imprevistos podem acontecer. Por isso, sempre que os funcionários forem viajar, é dever da empresa se preocupar com a sua segurança e o seu bem-estar. O ideal é que antes do viajante embarcar, o gestor de viagens já tenha feito o gerenciamento de riscos para antecipar possíveis problemas.

O que é?

O Duty of Care nada mais é do que um conjunto de ações, obrigações morais e legais que uma organização tem com seus colaboradores. A tradução literal do termo é "dever de cuidar", e esse é papel final da empresa. Isso inclui possíveis problemas que podem acontecer nas viagens, como desastres naturais, conflitos políticos, atos de terrorismo e até mesmo coisas mais pessoais, como qual meio de transporte é mais seguro, ou tomar providências caso o funcionário sofra discriminação.

Duty of Care nas viagens

Para as viagens, precisa haver todo uma preparação desde o planejamento da viagem, até ela ocorrer de fato.

Antes da viagem

• Antes de mais nada, o primeiro passo é elaborar um relatório de crises. Nesse documento, você irá reunir todas as informações necessárias para a viagem acontecer. Nele devem estar registrados todos os riscos que podem acontecer durante a viagem. Existem diversos aspectos que podem ser analisados, como por exemplo, a situação do COVID naquele lugar ou se o tráfego é muito demorado. Além disso, uma espécie de briefing pode ser feito, contendo dados sobre o local de hospedagem, refeições, trajetos, entre outros. Tudo isso pode ser conversado através de uma reunião entre gestor e viajante, ou caso seja uma viagem mais corriqueira, talvez uma troca de emails seja suficiente.
• Você também deve se atentar para saber se os dados do funcionário estão atualizados na base de dados da empresa, para caso aconteça algum problema, você ter o contato dele, além de familiares

Durante a viagem

• Nesse momento, é muito importante que o gestor de viagens tenha um canal de contato direto com o viajante, como o WhatsApp por exemplo, para que caso surja algum problema, seja mais ágil a comunicação. Assim que a viagem se inicia, é o momento que a Portão 3 irá participar mais ativamente do duty of care do seu viajante. Em nossa plataforma, você consegue visualizar o trajeto feito pelo funcionário em tempo real e todos os envolvidos irão receber um alerta caso haja algum risco naquela região. A notificação chega para o viajante, para o gestor de viagens e também no nosso atendimento, para tentarmos ajudar o mais rápido possível. Nosso atendimento funciona 24/7 e pode te ajudar em qualquer situação inesperada.
• Em momentos de crise, aquele planejamento de riscos que foi feito antes da viagem, poderá ser utilizado. Se você já tiver procedimentos definidos, o viajante saberá como proceder e isso irá agilizar todo o processo.

Após a viagem

• O trabalho não acabou. O ideal é que aconteça uma reunião de debriefing, em que o viajante informe ao gestor tudo o que aconteceu, tanto para saber se a comunicação durante a viagem foi boa ou se precisa de melhorias, quanto para poder colher informações para uma próxima viagem.

Conclusão

Essas são as principais dicas que nós temos hoje, mas lembre-se: o duty of care será muito mais efetivo se o viajante estiver alinhado com as políticas de viagem da empresa. Por isso, atente-se para cada detalhe, e caso precise de ajuda, leia no nosso blog sobre como fazer uma política de viagens e baixe nossa planilha de redução de custos para políticas de viagens.

E se você quiser falar com a nossa equipe para saber mais sobre o assunto, entre em contato através desse link ou se você já for cliente, entre em contato através de nossa plataforma.