Já tentou planejar sua própria viagem a trabalho e sofreu com alguns imprevistos ao longo do caminho? Já viajou pela empresa seguindo um cronograma da viagem meio confuso e teve problemas em vários momentos dessa missão de representar a empresa?
Se a sua resposta foi sim para uma das duas perguntas acima, nós te compreendemos! Isso é bem comum quando o assunto é viagem - especialmente quando estão relacionadas a finalidades do trabalho.
Dizemos isso porque existem diversas possibilidades ao longo de um período de deslocamento, inclusive, pode ser necessário utilizar serviços médicos em casos de emergências ou acidentes. Em momentos assim, tanto a empresa quanto os colaboradores precisam ser apoiados.
É aí que entra o conceito chamado em inglês de Duty Of Care, que é usado por empresas que se preocupam com o bem-estar de seus funcionários, que têm responsabilidade para tomar providências com dedicação, com o intuito que tenham tudo o que precisam para exercer um bom trabalho!
Quando o funcionário deve viajar a trabalho, esse tipo de cuidado é mais necessário ainda! A empresa precisa ter controle para poder amparar todos que estão viajando em relação às responsabilidades legais e éticas para garantir não só o bem-estar dessas pessoas, como também a integridade, a saúde e a segurança.
Proporcionar uma boa experiência em viagens de negócios não é algo positivo somente para os funcionários, que se sentirão valorizados, mas também para a empresa.
Além de ter equipes com pessoas mais dedicadas, o risco de lidar com crises provocadas pelos funcionários fica muito menor.
Esse conceito Duty of Care depende de diversos fatores para que seja bem sucedido. Entre todos eles, podemos destacar 3 principais:
Considerando os princípios básicos do Duty of Care, o colaborador precisa estar satisfeito com todo o processo que envolve a viagem corporativa.
Se o mesmo estiver contente, engajado e disposto a cumprir todas as tarefas que recebeu, sua produtividade consequentemente vai aumentar junto com os resultados de entrega pretendidos pela organização.
Como mencionamos anteriormente neste mesmo conteúdo, a participação e satisfação dos funcionários são indispensáveis para o processo de viagens empresariais.
À medida que eles estiverem felizes e se sentirem ouvidos pela empresa, estarão mais comprometidos e dispostos para cumprir com as outras obrigações.
Sempre que um funcionário volta de viagem, seu respectivo gerente deve solicitar um feedback que avalie todos os pontos da viagem: programação, horários, hotel, voos, deslocamentos, localização, alimentação etc.
O objetivo desses feedbacks é óbvio. É necessário aprimorar tanto as políticas de viagens da empresa quanto os métodos usados para cumprir com o Duty of Care.
Portanto, a empresa tem a responsabilidade de melhorar a experiência do funcionário para que seja possível manter uma boa relação entre as partes envolvidas (gerência e funcionário).
A segurança é o que mais motiva a origem do Duty of Care, uma vez que as organizações têm a responsabilidade de garantir a segurança dos funcionários em qualquer ambiente relacionado ao trabalho - seja no trânsito dentro do carro, em viagens ou na própria empresa.
Além disso, minimizar os riscos é um fator decisivo até para a saúde da própria organização.
Se quiser implementar políticas desta natureza em sua empresa, é preciso fazer algumas considerações antes de começar as viagens - seja para você mesmo ou para outros colaboradores da empresa que você trabalha.
É preciso atualizar ações de gerenciamento de riscos, além de outras informações e relatórios sobre as viagens para que os funcionários saibam o que vão receber de suporte por parte da empresa, e quais serão suas “novas” responsabilidades durante as próximas viagens.
As empresas precisam seguir os seguintes fatores para cumprir com o conceito Duty of Care:
Continue conferindo para conhecer o significado de cada tópico:
O relatório de status refere-se a um documento com informações úteis para antes da partida, o qual deve ser elaborado pelo departamento responsável pela gestão de viagens e apresentar dados específicos sobre cada um dos principais riscos que os viajantes podem enfrentar.
É algo importante porque a empresa deve estar ciente de todos os problemas que podem surgir durante as viagens, de forma que tenham como garantir maneiras de resolver cada situação da melhor forma possível.
Esse relatório funciona como um briefing de viagem, o qual contém informações sobre a acomodação/hospedagem, localização, refeições e algumas outras informações que podem precisar ou esperar quando os colaboradores chegam ao seu destino final.
O boletim ou relatório informativo deve ser publicado regularmente contendo todas as informações sobre os funcionários em viagens de negócios.
Algumas informações que podem aparecer neste informativo são: acidentes internacionais, aumento das tarifas e avisos globais.
Inclusive, também vale a pena adicionar algumas informações sobre o destino para o qual são enviados representantes da empresa com mais frequência e qual a necessidade dessa periodicidade.
Outra forma de ajudar é acrescentar informações sobre estradas que possam ter relação com a viagem ou mencionar acontecimentos recentes no destino.
É dever da empresa ter todos os dados dos colaboradores sempre atualizados por precaução para possíveis futuras emergências.
Nessa etapa é preciso criar uma lista de contatos das pessoas mais próximas dos colaboradores e suas informações médicas .
O contato direto para Duty of Care trata-se de um canal de comunicação direto com o colaborador em viagem para eventuais dúvidas ou problemas com os outros meios de contato.
Para que o colaborador se sinta preparado e seguro para viajar, precisa ser treinado e instruído sobre como proceder diante de alguns imprevistos.
É claro que fatos incomuns e inesperados podem acontecer, mas não é isso que deve paralisar uma empresa e muito menos deixar gestores sem o que fazer.
Os planos emergenciais servem para traçar ideias e propor soluções rápidas para conduzir situações com procedimentos necessários durante determinadas crises.
Agora você já sabe o que é Duty of Care e consegue ter noção de como deve ser bem estruturado para proporcionar viagens corporativas com mais qualidade aos seus funcionários!
Se precisar de ajuda com o planejamento e outras etapas da gestão de viagem para sua empresa, conte com a Portão 3! O ideal é contar com uma agência de especialistas para que esses deslocamentos sejam feitos da maneira mais segura possível.
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