Para as  áreas de RH e financeira das empresas, em especial as de maior porte, manter a equipe de colaboradores satisfeita e motivada apresentando uma boa gestão das despesas corporativas e premiando performances positivas é um desafio que exige agilidade e muito planejamento. 

Os custos com viagens de negócios e outros deslocamentos, além de almoços, jantares e cafés, costumam ser responsáveis por grande parte dos gastos corporativos, ficando atrás apenas das despesas com a folha de pagamento e dos custos operacionais e de desenvolvimento, implementação e manutenção de tecnologia. 

Não é para menos, portanto, que os CFOs das empresas se empenhem tanto, hoje, em apresentar uma boa gestão das despesas corporativas, pois sabem que isso é fundamental para conseguir equilibrar a saúde financeira do negócio e para manter em alta o bem-estar e a satisfação dos colaboradores.

Já do lado do RH, quando a gestão desses gastos não é feita de forma organizada a empresa certamente terá de  lidar com a insatisfação dos funcionários, que hoje não vêem o tradicional esquema de reembolso de despesas - nos quais eles precisam pagar os custos do próprio bolso e receber depois - como uma boa prática.

Avanço da tecnologia e cartões corporativos

Com o avanço da tecnologia, os cartões corporativos surgiram como uma boa alternativa a esse modelo convencional, funcionando como uma ferramenta prática e segura para descentralizar os pagamentos, principalmente daquele colaborador que trabalha externo a maior parte do tempo. Mas só eles não são capazes de solucionar todo o processo de gestão de despesas e pagamentos, já que ter em mãos o total de uma fatura de cartão não evita os problemas de conciliação e fraudes da forma que os CFOs precisam e que são importantes também para que o  RH consiga manter um bom ambiente de trabalho.

Para diminuir de forma efetiva o tempo gasto com esses processos, uma alternativa é aliar ao sistema de cartões de crédito corporativos uma plataforma digital robusta, capaz de oferecer maior controle e autonomia para as empresas e seus colaboradores. A tecnologia em nuvem desenvolvida pela fintech Portão 3, por exemplo, tem sido capaz de reduzir esse tempo em mais de 33%, tornando mais rápido e fácil para as empresas controlar os gastos de seus funcionários com viagens, combustível, pedágio e alimentação para a realização de atividades externas, entre elas visitas a clientes, deslocamentos entre filiais, franquias, escritórios ou qualquer outro tipo de logística.

Plataforma de gestão de despesas corporativas da Portão 3

A plataforma da Portão 3 ajuda os times financeiros para que eles possam digitalizar seus processos e ter maior visibilidade dos gastos, definindo e aprovando esses custos de forma mais organizada. E isso, por sua vez, também facilita a vida dos colaboradores, que têm mais autonomia quando estão em trânsito. A solução criada pela fintech permite que o gestor automatize a captura de notas fiscais, simplifique o controle das despesas e cupons fiscais, além de consolidar e fazer a gestão completa das despesas dos colaboradores com viagens e mobilidade, dispondo de relatórios em tempo real.

Esse tipo de ferramenta também torna a criação e aprovação de orçamentos um processo simples, de poucos cliques, já que, com a utilização da plataforma digital aliada ao sistema de cartões corporativos, a empresa disponibiliza qualquer saldo de forma imediata em um cartão físico ou virtual específico. O processo é 100% virtual e ainda pode seguir um fluxo de aprovação definido pela empresa. 

As plataformas de gestão de despesas corporativas estão afastando o pesadelo que tornava a primeira semana do mês um inferno para a área financeira. Com a sofisticação dessas ferramentas, é possível até premiar os colaboradores com descontos em viagens pessoais.

Quando olhamos para as ferramentas disponíveis no mercado, temos ferramentas que cuidam do recrutamento e seleção, gestão de reembolso, organização de eventos (offsites, convenções e teambuildings), gestão das viagens e despesas com viagem (alimentação, combustível, hospedagem e aéreo e muito mais) e benefícios corporativos (vale viagem, vale educação, descontos, parcerias e muito mais).

Aqui na Portão 3, a gente se preocupou desde o início em unificar esses processos e trazer maior comodidade dentro da nossa ferramenta, então o RH consegue dar autonomia para o time solicitar suas viagens via app ou desktop e ainda consegue também dar controle para o financeiro que pode consultar em tempo real relatórios de despesas por centro de custo, colaborador, projeto, motivo e etc e com isso melhorar em 100% a prestação de contas. 

E mais, nós também organizamos eventos pequenos para o time que precisem de apoio no deslocamento e automatizamos os cansativos processos manuais de reembolso. A SulAmérica, por exemplo, utiliza a plataforma de viagens da P3 e ainda permite que seus colaboradores ganhem a opção de comprar suas viagens pessoais também na plataforma (garantindo as mesmas tarifas que no corporativo).

Hoje, para tornar real o sonho de transformar o esforço de gestão de gastos em algo bem mais fácil e confiável para o financeiro e um aliado do RH bastam apenas alguns cliques!

* Bianca Pereira é co-fundadora da Portão 3, fintech que une gestão de pagamentos para grandes empresas e indústria e promove através da tecnologia liberdade para o colaborador que faz atividades externas, sejam elas visitas a clientes, deslocamento entre filiais, franquias e escritórios ou qualquer outro tipo de logística. 

Veja mais sobre a matéria

Portal Startups