Se você pensa em desenvolver a sua empresa até o final do ano e nem lembrar de olhar a sua gestão orçamentária, então deixe a sua meta para o próximo ano. 

Afinal, é a gestão orçamentária que vai definir os rumos que a sua empresa deve seguir. Também é válido dizer que não adianta definir a gestão do dia para a noite. É necessário planejamento e uma curva de aprendizado para que o seu time consiga estar apto para atendê-la do jeito certo. 

No texto de hoje eu quero falar da importância desse tema e como ele pode ser usado para aumentar a performance do seu negócio. Quero te falar um pouco da minha experiência também com gestão orçamentária e o que eu aprendi nos últimos anos que me permitiram ter uma empresa escalável e com clientes que viam valor no meu negócio. 

Espero que essa leitura te ajude! 

Vamos entender primeiro o que é gestão orçamentária

Bom, começando “do começo”, a gestão orçamentária é o processo de planejamento, , monitoramento e controle dos recursos financeiros de uma organização, com o objetivo de alcançar suas metas e objetivos. 

Em outras palavras, é a forma como a empresa gerencia seu dinheiro e recursos financeiros para garantir que os investimentos sejam feitos de forma estratégica e responsável, maximizando o retorno sobre o investimento e minimizando os riscos.

A gestão orçamentária envolve a elaboração de um orçamento anual, que é um plano detalhado de todas as receitas e despesas esperadas da organização para o período. O orçamento tem caráter de plano, mas, também é utilizado como ferramenta de controle gerencial, uma vez que as metas são definidas, suas variações devem ser explicadas e analisadas, a fim de tomar ações corretivas para evitar um novo desvio.

É importante que a gestão orçamentária seja feita de forma sistemática e regular, de modo que a empresa possa identificar tendências, analisar as informações e tomar decisões durante a execução do plano, e não depois do fato ou da ocorrência, otimizando o uso dos seus recursos financeiros.

Como essa gestão acrescenta valor no dia a dia da sua empresa?

Quando você começa a conhecer mais sobre a gestão orçamentária, entende que há diversas formas sobre como ela acrescenta valor para uma empresa. Algumas delas incluem:

1. Planejamento financeiro: a gestão orçamentária ajuda as empresas a planejarem suas finanças de forma estratégica, permitindo que elas se concentrem em objetivos de longo prazo. Ao desenvolver um orçamento, as empresas podem estabelecer metas financeiras claras e determinar quais investimentos são mais rentáveis.
2. Controle financeiro: monitorando de perto suas receitas e despesas, as empresas conseguem identificar áreas onde gastam muito dinheiro e onde podem investir mais recursos. Isso ajuda a empresa a ter maior controle sobre seus recursos financeiros e evita gastos desnecessários.
3. Tomada de decisões: a implementação de uma gestão orçamentária  serve como ferramenta de apoio para que as empresas tomem decisões financeiras mais assertivas, como investir em novos projetos, expandir suas operações ou reduzir custos. Ao analisar cuidadosamente as finanças da empresa, os gestores podem tomar decisões melhores e fundamentadas em dados.
4. Comunicação: além de tudo que falamos anteriormente, essa gestão também pode ajudar a melhorar a comunicação entre as diferentes áreas da empresa. Ao compartilhar informações sobre o orçamento e as metas financeiras, as equipes precisam trabalhar juntas para alcançar essas metas. Isso promove um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.

Conhecendo a estrutura da gestão orçamentária

É muito importante levar em consideração que a estrutura da gestão orçamentária pode variar de acordo com a organização, mas de modo geral envolve as seguintes etapas:

Planejamento orçamentário

Lembra que falamos um pouco sobre isso no tópico anterior? Então, essa é a primeira fase do processo de gestão orçamentária. Só para relembrar você: é nessa etapa que a empresa define um futuro desejado e meios eficazes para alcançá-lo. É aqui que o orçamento anual é criado, levando em consideração as despesas fixas e variáveis, separadas por área de negócio, receita esperada, investimentos planejados, entre outros fatores.

Controle orçamentário

Depois que o orçamento é construído, começa a etapa de controle orçamentário, que envolve o monitoramento constante do desempenho financeiro da empresa. Isso inclui a análise de relatórios financeiros e contábeis para identificar variações significativas em relação ao orçado. Com base nessas informações, a empresa pode tomar decisões estratégicas para ajustar suas operações e garantir que esteja cumprindo com seu objetivo e suas metas financeiras.

Avaliação de Desempenho

A avaliação de desempenho é uma etapa super importante na gestão orçamentária. Aqui, a empresa avalia o desempenho financeiro do período e identifica oportunidades de melhoria. É possível resultar na mudança de alguns planos ou até mesmo na criação de novos planos, tendo como base fatores de mercado, crescimento de vendas e resultados históricos.

Comunicação e transparência

E por fim, a fase de comunicação e transparência. A comunicação e a transparência são fundamentais para uma gestão orçamentária eficaz. 

É importante compartilhar informações sobre o orçamento com as equipes de trabalho, de forma que elas possam se sentir parte do processo e contribuir para o cumprimento das metas estabelecidas. Além disso, a transparência no processo orçamentário ajuda a aumentar a confiança dos investidores, clientes e outros stakeholders da empresa.

Meus aprendizados sobre este tema

E depois de você ler tudo isso, talvez esteja se perguntando: 

“Mas, Vitor Hugo, qual foi sua experiência com este tema? Você tirou algum aprendizado?”. 

A seguir, apresento alguns aprendizados que podemos tirar sobre gestão orçamentária e um pouco da minha vivência com essa gestão:

1. Planejamento é fundamental: a gestão orçamentária começa com o planejamento e o estabelecimento de metas e objetivos claros. Sem um planejamento adequado, a empresa pode ficar sem recursos para investir  ou enfrentar dificuldades financeiras. Portanto, é importante dedicar tempo e recursos para estabelecer um orçamento realista e bem estruturado, que será o guia da empresa.
2. Monitoramento constante é necessário: esse tipo de gestão requer um acompanhamento constante do desempenho financeiro da empresa. É assim que você e o seu time vão identificar variações significativas em relação ao orçado e tomar medidas corretivas, caso necessário. Isso requer uma análise regular e periódica dos gastos e receitas da empresa através de relatórios financeiros e gerenciais.
3. A comunicação é chave: uma gestão orçamentária eficaz exige uma comunicação clara e transparente com as equipes de trabalho e stakeholders. Isso inclui compartilhar informações sobre o orçamento e as metas financeiras da empresa, bem como envolver as equipes em processos de revisão e análise do resultado. A comunicação e transparência ajudam a aumentar a confiança e engajamento das equipes com o resultado esperado, bem como obter o apoio dos stakeholders. Uma boa estratégia é vincular os programas de incentivos (PLR) da empresa ao atingimento da meta orçamentária.
4. Flexibilidade é importante: mesmo com o orçamento pronto, a gestão orçamentária também requer flexibilidade para ajustar o orçamento em resposta às mudanças do mercado ou às oportunidades de crescimento. A empresa deve estar preparada para reavaliar suas estratégias financeiras e ajustar o orçamento de acordo com as necessidades do negócio. Mas lembre-se, essas revisões devem ser feitas 2 ou 3 vezes, no máximo.
5. A tecnologia pode ser uma grande aliada: com o avanço da tecnologia, existem diversas ferramentas e softwares que podem ajudar. Essas ferramentas podem facilitar o processo de planejamento e controle orçamentário, além de permitir uma análise mais detalhada dos dados financeiros da empresa. Portanto, é importante considerar o uso de tecnologias para otimizar a gestão orçamentária.

Se você quer conhecer mais sobre plataformas no mercado que te ajudam a gerir o seu negócio, aqui fica a minha deixa para te fazer um convite. 

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Uma última dica é dar um pulo no blog dos nossos amigos da Pluggy para entender como realizar uma gestão orçamentária com Open Finance.

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Esse artigo foi escrito por: Vitor Hugo - Especialista Financeiro na Portão 3
Contador formado pela Universidade Federal de Uberlândia - UFU com artigo cientico sobre "Características do Orçamento". Possui experiência em planejamento financeiro, orçamento, estudos de viabilidade, contabilidade, operações de crédito e estruturação de fundo de investimento.