Tendo sido forçadas a experimentar alternativas para reuniões presenciais, muitas empresas estão questionando a necessidade de viagens físicas. Como opção de baixo custo, o virtual se tornou o padrão.

O argumento para investir em viagens pode ser ainda mais difícil à medida que as condições econômicas se deterioram. Isso representa um desafio para os gestores de viagens, que enfrentam uma reinvenção repentina de seu papel e responsabilidade. Se as organizações estão questionando a necessidade fundamental de viajar, não estão também questionando o papel do gerente de viagens?

Precisamos ver a crise como uma oportunidade oculta. Os gerentes de viagens há muito pedem que as empresas enxerguem as viagens de forma mais estratégica. Ironicamente, a pandemia pode elevar a visibilidade e o status do gerenciamento de viagens corporativas em toda a organização.

Nos últimos 12 meses, os gerentes de viagens trabalharam em estreita colaboração com as linhas de negócios e executivos C-level para garantir que as políticas de viagens oferecessem o grau certo de proteção e garantia.

Agora eles devem trabalhar com os mesmos detentores de orçamento em um desafio diferente: avaliação estratégica do propósito e valor comercial da viagem.

O que torna uma viagem de negócios essencial? Como isso gera valor para o negócio e qual é esse valor?

Agora é responsabilidade do gerente de viagens abordar essas questões e também fazer novas perguntas sobre quem deve viajar, quando, onde e por quanto tempo. Responder a essas perguntas com precisão exigirá um grande ajuste na cultura e no processo. Existem algumas mudanças que as organizações precisarão fazer para tornar isso possível.

Primeiro, os gerentes de viagens devem construir relacionamentos mais fortes com os detentores do orçamento. Isso pode ser difícil para começar. Os gerentes de viagens estão associados à administração da política de viagens, não à direção do orçamento de viagens. Mas, na verdade, há um coração estratégico para quase todas as questões de viagens.

Por exemplo, qual é a proporção correta de mesas permanentes para mesas quentes? O CFO pode ficar feliz com uma sede menor. Mas qual é o impacto nas viagens agora que há menos espaço para se encontrar e colaborar? E há um custo emocional da redução do contato físico que a viagem poderia ajudar a mitigar?

Em muitas empresas, as vendas representam o maior orçamento para viagens. Qual é o verdadeiro impacto da redução de viagens na receita de vendas? Comece avaliando a taxa de conversão de leads no bloqueio. Como essa taxa se compara aos anos anteriores, quando as viagens eram o padrão?

Todas essas perguntas podem ser respondidas com os dados corretos. A segunda mudança que as organizações precisam fazer é quebrar os silos de dados que obstruem a geração de insights operacionais e comerciais. Os conselhos executivos, em particular, exigirão números concretos para ilustrar a eficácia das viagens em relação às alternativas.

Com os relacionamentos certos e os gerentes de viagens de dados certos podem dar um passo importante para convencer os detentores de orçamento de que são parceiros estratégicos valiosos. Mas mudar de função é difícil. E mudar a percepção dos outros é mais difícil.

Para acelerar a transição de funções, os gerentes de viagens devem procurar mudanças nos negócios acontecendo em outros lugares. Novos processos, novas pessoas e até novos clientes normalmente criam oportunidades para fazer as coisas de maneira diferente. Integrar um novo cliente, por exemplo, pode significar uma conversa com um cliente potencial para modelar as necessidades de viagens futuras em relação às expectativas do cliente para definir um orçamento mais preciso.

O futuro das viagens é uma questão existencial. Mas também é um problema real de negócios que puxa os gerentes de viagens diretamente para a estratégia comercial e operacional.

Em vez de administrar a política de viagens como um custo para os negócios, os gerentes de viagens agora se sentarão em uma mesa maior para justificar os gastos – assim como outros chefes de departamento com funções estratégicas sempre fizeram.

‍