Os reembolsos de despesas de viagens corporativas podem ser uma dor de cabeça para qualquer empresa e por esse motivo, é extremamente necessário que haja uma organização, além da implementação de uma política de reembolsos efetiva.

Mas você sabe o que fazer e por onde começar? Neste artigo vamos trazer dicas que podem te ajudar a estruturar todo esse processo.

Por que fazer políticas de reembolso?

As políticas de reembolso servem como respaldo legal para proteger tanto a empresa quanto o funcionário, pois elas garantem que haja um registro de informações sobre todos os envolvidos na operação. Além disso, ajudam a empresa a economizar, pois é mais fácil visualizar quais os gastos estão sendo feitos com viagens e quais são dispensáveis.

O que as Leis do Trabalho dizem sobre gastos com viagens corporativas?

De acordo com a lei, qualquer gasto que o funcionário tenha com viagens, deve ser pago pela empresa, ou seja, não pode ser descontado do salário do funcionário. Por isso, o reembolso se mostra necessário. O pagamento de horas extras também deve ocorrer caso os eventos ou reuniões que o funcionário for participar sejam fora do seu horário de trabalho. O deslocamento também é entendido como hora extra, então fique atento para caso o trabalhador precise pegar um vôo após o seu horário de trabalho, por exemplo.

Já sobre os procedimentos padrão para arcar com as viagens, a lei não especifica como deve ser. Por isso, geralmente as empresas têm duas opções: fazer o reembolso para o funcionário após a viagem acontecer ou fornecer o valor necessário antes da viagem começar.

E como fazer a política de reembolsos?

Primeiramente, para definir como serão feitos os reembolsos, é preciso criar um passo a passo para os funcionários sobre como proceder ao viajar, para que não haja dúvidas ou procedimentos sendo feitos da maneira incorreta.  Se esse controle não for feito antes da viagem, o funcionário pode pensar que todos os gastos serão cobertos pela empresa e esse desalinhamento pode representar um risco.

Após criar esse roteiro com o passo a passo, é muito importante fazer uma lista determinando o que é reembolsável ou não. Se você precisar de ajuda, nós criamos uma planilha especificando os itens que normalmente estão nas políticas de viagens e como fazer a economia de custos, e você pode acessar essa planilha clicando aqui.

Além disso, precisa ficar claro as formas de pagamento. Se o método escolhido for o reembolso propriamente dito, o funcionário precisa guardar todos os comprovantes e mostrá-los à empresa no seu retorno. Se a empresa der adiantamento para a viagem (utilizando um cartão com saldo pré-definido, por exemplo), é feito um cálculo antecipadamente, e também nesse caso o funcionário tem que prestar contas dos gastos realizados. Resumindo: independente da forma de pagamento, o viajante tem que guardar todos os recibos, sempre.

Outro tópico importante é o limite de reembolso. O ideal é uma análise antecipada do histórico financeiro das viagens anteriores para saber quais gastos fazem sentido manter ou eliminar, além de definir limites de gastos, levando em consideração o que já foi feito anteriormente.

Focando nos comprovantes que devem ser apresentados, alinhe com os funcionários quais tipos de comprovantes serão aceitos, além de informar se as compras serão feitas no nome da pessoa física ou no nome da empresa. A partir disso, exija que o CPF ou CNPJ esteja nas notas. Também é necessário que a data e o valor estejam nos comprovantes. Deixe claro como esses comprovantes devem ser disponibilizados para a empresa. Eles precisam ser físicos, enviados por e-mail ou upados em uma plataforma de gestão de despesas? Informe tudo isso em sua política de reembolsos.

Logo depois, defina prazos. O funcionário tem que ter claro os prazos para apresentar os comprovantes e isso deve ser alinhado com o seu financeiro, pois tudo irá depender do período necessário para auditar esses documentos. O financeiro precisa auditar no mesmo mês? No mês subsequente? Se for necessário, faça uma reunião entre o time para definir.

Assim como o funcionário tem que colaborar com a empresa e apresentar tudo dentro do prazo, a empresa precisa estabelecer um prazo máximo para fazer os reembolsos, sendo uma via de mão dupla. É indispensável que também seja escolhido um meio de pagamento padrão para não haver confusões. O pagamento será feito no próximo salário? Via crédito em conta após os documentos serem auditados? Tudo isso tem que ficar claro para o viajante.

E por fim, em casos de acidentes, a responsabilidade é toda da empresa, que deve arcar com os custos. O viajante também tem que informar o INSS do acidente (o que pode ser feito clicando aqui), e ter um seguro viagem nesse momento é fundamental.

Se você seguir todas essas etapas e analisar os aspectos aqui listados, você estará com a sua política de reembolsos praticamente pronta. Isso irá facilitar tanto a vida do gestor de viagens, quanto do viajante e do financeiro, que se mantêm mais alinhados com o compliance da empresa.

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