Dentro de uma empresa existem tantos processos a serem feitos, que pode se tornar comum a falta de gestão. Isso faz com que viagens se tornem processos burocráticos e a gestão da informação muitas vezes se perca.
As viagens corporativas costumam ser um grande desafio para todos os envolvidos, desde o RH até o gestor de viagens e por último, o viajante. Dessa forma, nós resolvemos trazer os 5 passos para ajudar o viajante corporativo em todo o processo, desde o planejamento até o retorno.
No momento do planejamento, o ideal é que você repasse políticas de viagens e verifique se os dados do viajante estão atualizados, principalmente os seus contatos emergenciais. Determine quais funcionários podem viajar e para qual propósito. Também pesquise sobre as medidas contra o COVID-19, se é necessário estar vacinado para ir para aquele destino, ou se um resultado de teste negativo é suficiente. Revise a quantidade de refeições que serão arcadas pela empresa e quais refeições estão inclusas nas diárias do hotel.
Você precisa saber se os viajantes já passaram pela experiência de agendar uma viagem antes e garantir que eles entendam o passo a passo. Entenda o que cada companhia aérea exige e tenha muito claro as regras sobre check in, classes de voo, reembolsos, entre outros. Um passo muito importante é saber se os requisitos relacionados ao COVID-19 já precisam ser feitos na hora de agendar a viagem ou se pode ser no dia da viagem em si. Além disso, tenha claro em sua política de viagens se a empresa irá exigir que todos os viajantes sejam vacinados antes da viagem ou não. Deixe claro para o funcionário se vocês utilizam uma plataforma específica para marcar as viagens, ou se ele tem a liberdade de utilizar a que preferir. E por último, alinhe se o funcionário pode fazer agendamentos de cunho pessoal durante a viagem.
Vocês precisam definir em conjunto se a empresa irá fornecer equipamentos de proteção para o COVID-19 e revisar quais gastos são permitidos para situações emergenciais, como quarentenas, testes rápidos etc. Além disso, repasse com o funcionário quais novas tecnologias são necessárias para viajar, como o passaporte digital de vacinação. Fale com o financeiro e outros responsáveis pela cobertura de seguro viagens contratados.
Saiba indicar para o viajante se os meios de transporte, como metrô ou até mesmo Uber, estão tendo alguma restrição de quantidade de pessoas ou horários. Também deve ter um passo a passo de como prosseguir caso o viajante fique doente. Tenha ferramentas para dar suporte ao viajante e conseguir avisá-lo caso haja algum problema, como fechamento de fronteiras ou desastres naturais.
Precisa ficar claro para o viajante se ele terá um tempo de descanso entre o trabalho realizado na viagem e a sua volta, como forma de segurança tanto para ele quanto para os demais. Além disso, é recomendado exigir que seja feito um teste de COVID-19 após a viagem. Fale com o RH sobre como o funcionário pode reportar sintomas após a viagem e quais procedimentos devem ser seguidos. Após o retorno o colaborador deve voltar imediatamente para o trabalho? Ou ele ganha folga para descansar? Tudo isso deve ser alinhado. E por último, crie uma pesquisa de satisfação para o viajante responder e dizer o que pode ser melhorado para a próxima viagem.
E aí, nós conseguimos te ajudar a organizar melhor as viagens da sua empresa? Esperamos que sim. E se você estiver planejando a sua próxima viagem corporativa, é só entrar na plataforma da Portão 3 e analisar as opções disponíveis para a data e o local desejados.
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