Já passou pelo processo de planejar viagens longas? Se a resposta for sim, você deve saber o quão exaustiva é essa missão! Porém, podemos garantir que não chega aos pés de planejar uma viagem corporativa curta, conhecida como “bate– volta”.

Apesar de não exigir um roteiro longo, com a programação de vários dias, esse planejamento precisa ser feito de forma detalhada e muito precisa para evitar atrasos e outros transtornos.

Ou seja, esse tipo de viagem é caracterizado por ter roteiros com horários apertados, deslocamentos extremamente ligeiros e pouco tempo para que o representante possa mudar algo nas questões que a empresa precisa para ter êxito no propósito da viagem!

Mesmo com todos esses desafios, as viagens curtas de trabalho podem proporcionar diversos benefícios tanto para a empresa, quanto para o colaborador encarregado de viver essa experiência. Por isso, são indispensáveis.

Devido a sua importância, nada mais justo do que conciliar todos os compromissos possíveis nesse deslocamento para tratar de assuntos importantes. Mas tenha em mente que o colaborador está viajando com diversas limitações, e o papel de seus superiores não é impor mais algumas. O ideal é que todos ajam como facilitadores.

Quer dicas para saber como planejar viagens curtas para empresas com mais eficiência? Continue acompanhando nosso conteúdo e confira algumas dicas!

Compra das passagens aéreas

Comprar passagens aéreas deve ser o primeiro passo no planejamento de uma viagem curta, pois o dia de ida e volta dependerá de quando o funcionário chegará ao local em questão. 

Apesar de a compra ser feita com antecedência, prefira sempre comprar os bilhetes reembolsáveis. Você nunca sabe quando o tempo impedirá a decolagem ou quanto o atraso causará a perda de todo o cronograma.

Os bilhetes reembolsáveis ​​são parte de uma estratégia para otimizar o seu orçamento, porque a empresa pode utilizar em valor ou o próprio bilhete em outras viagens sem lidar com várias complicações. 

No entanto, lembre-se de uma grande responsabilidade das viagens curtas: os voos perdidos significam atrasos, que podem até gerar o cancelamento das reuniões.

Sendo assim, esteja sempre atento aos horários (principalmente no verão) e ao tempo de deslocamento entre a residência do funcionário e o aeroporto na hora de escolher as passagens. Tudo deve ser cronometrado para evitar avarias.

Faça uma agenda com os compromissos

Assim que o horário de chegada do representante estiver definido depois que comprar as passagens, comece a agendar os compromissos e as reuniões.

É bom manter um intervalo de segurança para evitar problemas de atrasos e dificuldades que acabam surgindo no caminho.

O itinerário deve ser estipulado e definido com horários de início e fim de cada compromisso do representante para que o mesmo não fique disperso ou se ocupe com outros compromissos e acabe esquecendo de fazer algo. 

Esse roteiro deve ser impresso e entregue à pessoa que vai viajar, além do mesmo portar uma cópia desse roteiro por e-mail.

Para pessoas que têm sistema compatível em dispositivos móveis, vale criar lembretes de cada compromisso na agenda virtual.

Não se esqueça do deslocamento!

O que seu colaborador vai fazer durante a viagem de negócios: usar um carro alugado pela empresa, chamar táxis, compartilhar uma van ou viajar pela empresa com seu carro particular? 

É importante definir como os funcionários chegam aos destinos do roteiro traçado para evitar problemas e ruídos entre os compromissos do dia.

Além disso, os detalhes também devem ser informados. Por exemplo, se a melhor opção for alugar um carro no lugar de destino, certifique-se de que o carro estará esperando o funcionário no aeroporto ou indique onde o mesmo deve retirar o carro (lembrando que o colaborador vai precisar ir até o veículo). 

Já se for optar por caronas de van, esteja em constante contato com o fornecedor desse serviço e, pelo menos uma hora antes da chegada do colaborador, ligue para ver se tudo está normal.

Use as refeições estrategicamente!

Sabendo que o colaborador tem pouco tempo e não pode perder nem um minuto dessa viagem, a estratégia de agendar reuniões em almoços de negócios com clientes é importante. 

Ainda que a empresa tenha de pagar um pouco mais pelo almoço por ter que escolher um restaurante mais sofisticado, o tempo do colaborador será otimizado e isso vai ser uma consequência positiva para seu lado, além do cliente sair mais satisfeito por ser valorizado e levado a sério.

Caso não consiga conciliar os compromissos da empresa com as refeições, defina um valor determinado para que o colaborador se alimente nas redondezas de onde estiver trabalhando. 

Vale a atenção: considere que quanto menos tempo seu colaborador perder para se alimentar, maior produtividade terá nas outras tarefas da viagem curta.

Avalie a necessidade de fechar uma diária em um hotel

Dependendo do compromisso, pode ser necessário que o colaborador chegue ao destino e precise de alguns cuidados estéticos ou higiênicos para comparecer no próximo evento da agenda. 

Por isso, você pode precisar de uma diária em algum hotel para que o mesmo chegue e tome um banho antes da reunião.

Inclusive, se realmente for usar um dormitório do hotel, otimize mais ainda o tempo e tente marcar a reunião no próprio hotel - seja em uma sala específica ou no restaurante, se for o caso. 

É a melhor maneira de fazer com que seu profissional descanse da viagem e se recomponha para poder atender o cliente com a qualidade que é devida. 

Tenha sempre uma carta na manga

As viagens estão sujeitas a imprevistos. E na maioria das vezes, eles acontecem (ainda que sejam pequenos). 

Um translado que não chega nunca, o voo que atrasa, o cliente que não compareceu no horário marcado… todos esses detalhes fazem muita diferença quando se há uma programação limitada. 

Nesses casos, nunca deixe seu colaborador na mão!

Mantenha alguém da equipe já avisado sobre todas as demandas que devem ser concluídas para atender possíveis necessidades de última hora.

Ou seja, conte com alguém que possa dar suporte ao seu time em viagens curtas.

Sempre que for planejar viagens, conte com especialistas

Começamos o conteúdo falando que as viagens curtas e as viagens longas são diferentes, e isso é verdade! Também existem algumas características próprias das viagens nacionais e outras das viagens internacionais. 

Isso acontece porque cada uma delas tem suas peculiaridades e propósitos, portanto, nem sempre fazer o que dá certo para uma vai oferecer uma viagem confortável e de qualidade em outro tipo de viagem!

Em momentos assim, sua equipe pode ficar um pouco sobrecarregada com os detalhes indispensáveis para as viagens e é bem aí que as falhas aparecem.

O ideal é que o planejamento de viagens seja feito por pessoas que reconhecem sua importância e conduzam tal demanda à nível especializado em gestão de viagens corporativas. 

Já consegue prever onde vamos chegar? Nossa recomendação é simples e eficaz: contrate uma empresa especialista no mercado de gestão de viagens corporativas!

Essa é uma maneira de deixar profissionais experientes cuidando de tudo, enquanto você consegue se concentrar na gestão do seu setor, da sua equipe, das suas metas e mantém o foco nos objetivos da empresa. Saiba mais sobre o assunto acessando nosso blog ou entrando em contato com a Portão 3!

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