Se você costuma acompanhar conteúdos e dicas para fazer planejamento de viagens corporativas (ou até viagens a lazer), vai perceber que a antecedência é um fator comum para todos os assuntos. Mas e quando não dá para planejar?
Quando surgem situações emergenciais, não dá para fazer planejamentos da forma tradicional. Nesses momentos, é preciso se organizar de última hora.
Essa mudança repentina na programação da semana vai acabar implicando em alterações de agendas e os profissionais envolvidos na viagem podem estar sujeitos a alguns imprevistos.
Pensando nisso, é importante aprender como se preparar para essas situações! Ou seja, estar pronto até para o inesperado.
Acompanhe para conferir nossas dicas e descobrir diferentes práticas para lidar com isso! Afinal, quanto mais você e sua empresa estiverem preparados para essas situações, terão menos problemas e gastos não esperados.
Confira, então, como fazer um planejamento emergencial para viagens de negócios:
Quando o assunto é viagem, muitas pessoas se preocupam principalmente com a compra de passagens aéreas - em razão dos preços altos quando não são compradas com certa antecedência.
Essa etapa, inclusive, é primordial para conseguir se organizar em relação aos outros detalhes da viagem.
Além do problema com os preços, as margens para opções de horários de voos com assentos disponíveis são mais limitadas nesses momentos - o que restringe alternativas de horários, escolha de companhias aéreas, entre outros detalhes.
Tudo isso pode ser até mais desafiador quando se deve lidar com os valores do início e término de datas comemorativas ou dias da semana de maior movimento nos aeroportos e rodoviárias (como segunda-feira e sexta-feira).
Sendo assim, o ideal é procurar por voos que atendam as necessidades da empresa e também ofereçam uma qualidade de viagem aos colaboradores, sem causar exposições e desconfortos. Vale considerar que a situação é emergencial, portanto, é atípica.
As escolhas de hotel, pousada ou imóveis Airbnb também podem sofrer impactos semelhantes aos que apresentamos em relação às passagens. Mas como se trata de uma ocasião de emergência, mantenha o foco na praticidade e produtividade.
Ficar em um local muito distante do aeroporto ou dos espaços que os viajantes precisam visitar para cumprir com suas obrigações, pode causar ansiedade e gerar mais despesas com deslocamento.
Por isso, procure por hotéis ou pousadas de regiões mais próximas ao local da maior parte dos compromissos ou ao menos do evento principal, de forma que os colaboradores envolvidos não percam muito tempo e estejam em segurança ao cumprir com os horários da nova programação.
Dê preferência para estabelecimentos que oferecem espaços propícios para trabalho (sejam eles compartilhados ou particulares). Isso pode ajudar na otimização do tempo entre as atividades e reduzir o nível de estresse causado por uma viagem corporativa de emergência.
As viagens de última hora não permitem a definição de uma programação milimetricamente detalhada, que geralmente são feitas conciliando todos os compromissos e ainda deixando espaço para tempo livre.
Por isso, a melhor forma de dar conta de todas as responsabilidades da viagem de forma menos estressante é otimizando tempo!
É possível, por exemplo, usar o tempo gasto com as refeições para fazer encontros a negócios. Almoços executivos têm um clima propício para boas conversas e em condições confortáveis para todas as partes envolvidas.
Outra dica importante para ganhar o máximo de tempo possível é estipular prazos iniciais e finais para todos os compromissos da viagem - o que vai evitar atrasos e fazer com que as tarefas fluam com facilidade.
As políticas de viagens são feitas para que a empresa tenha base definida e métricas no gerenciamento dos gastos com viagens, além de direcionar os colaboradores e reduzir qualquer ruído de comunicação que possa existir.
Sendo assim, é válido considerá-la para saber quais são as melhores formas de agir com as melhores tarifas.
Aliás, é preciso definir diretrizes e indicações alternativas para momentos de emergência, já que são possibilidades reais e - dependendo do segmento - constantes.
Ter uma equipe interna de especialistas em viagens corporativas pode ser um custo considerável para as empresas, mas isso não quer dizer que as habilidades desses profissionais são dispensáveis.
Você vai perceber que gerenciar as burocracias de viagens de negócios e ainda conseguir desfrutar das melhores alternativas para sua empresa fica muito mais fácil com pessoas capacitadas para lidar com essas questões, como o time da Portão 3! Temos atendimento e suporte 24h por dia, sete dias por semana, para auxiliar em qualquer problema em suas viagens a trabalho.
Dessa maneira, seus colaboradores poderão viajar sem preocupações, tendo planejamento e boas experiências, sem negligenciar os procedimentos de segurança necessários mesmo em situações emergenciais.
Esse apoio de agentes especializados em gestão de viagens corporativas também reduz potenciais desgastes e prejuízos comuns em viagens de emergência - além de permitir que seus colaboradores se mantenham focados no que precisam para fechar negócios e garantir boas transações para a empresa!
Falando como especialistas em viagens corporativas, vale reforçar que o ideal é manter viagens emergenciais como uma exceção.
Logo, é importante avaliar os motivos que levam sua empresa a organizar viagens de última hora e entender se esses fatos estão acontecendo com frequência. Se estiverem, é fundamental investigar esses motivos com mais profundidade na tentativa de evitá-los.
O cenário ideal continua sendo planejar viagens de trabalho com antecedência para não sofrer impactos dos custos que tendem a ser altos nesses momentos e também para proporcionar mais qualidade de vida aos funcionários.
Os seus colaboradores precisam ter tempo para se preparar de forma adequada, participando dos processos que definem estratégias efetivas para o sucesso do negócio.
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