Existem muitos tipos de eventos corporativos e dificilmente as pessoas param pra pensar sobre isso, até que chega a hora de planejar um! A classificação de cada um deles vai depender de suas características, dos seus objetivos e como serão conduzidos.
Junto com seus formatos, é preciso definir também a localização do evento. Nesse ponto, é possível surgir outro tipo de planejamento: o planejamento de viagem corporativa.
Antes os eventos costumavam ser mais tradicionais e padronizados, mas agora esses modelos deram lugar a comemorações mais descontraídas, que promovem atividades de entretenimento e contato com novos destinos.
Já parou para pensar que cada evento representa uma chance única de ter mais conhecimento, explorar novas ideias e ter mais oportunidades que podem transformar a vida de alguém? São essas novidades que fazem com que os eventos corporativos façam toda a diferença para uma organização.
Mas qual seria o retorno obtido pela empresa para que cogitem promover uma viagem corporativa para eventos? Felizmente adotar esse formato de eventos não se limita a um único benefício. Confira:
Interessante, não é? No entanto, é preciso saber como organizar um evento para conseguir desfrutar de todas essas vantagens. A começar pela definição do mesmo!
Os eventos corporativos dependem de um objetivo, uma motivação. É exatamente isso que vai definir quais serão suas características.
Conheça os possíveis formatos para um evento corporativo:
Dentro de todas essas possibilidades, basta encontrar o que é mais conveniente para os seus objetivos e o que tenha mais a ver com o público que sua empresa deseja receber.
Você vai precisar definir metas e objetivos de forma clara e alcançável para conseguir alinhar as expectativas da empresa que está promovendo o evento com as expectativas de quem vai comparecer.
Com o intuito de te ajudar a saber por onde começar, é interessante responder mais algumas perguntas, como as que separamos abaixo:
Para ter um evento de sucesso, escolher o formato é só o começo.
Depois de tomar essa decisão, é preciso planejar uma série de ações - mesmo que seja um evento menor, considerado de pequeno porte.
Todo sucesso depende do desenvolvimento de planejamentos bem elaborados e direcionados por objetivos estratégicos.
Como especialistas em planejamento, nossa recomendação é que em cada uma das etapas planejadas para realização do novo encontro tenham disposição cronológica e as respectivas execuções sejam atribuídas a uma pessoa ou uma equipe responsável.
Além disso, é necessário definir alguns pontos para que nada seja perdido e também para evitar problemas - como, por exemplo: orçamento, estratégia de divulgação (até quando o evento é feito para público interno) e um plano B para cada uma das ações como uma forma de prevenção (caso de algo planejado não conforme o esperado).
Inclusive, é importante lembrar e reforçar que qualquer atividade não rotineira (como é um evento) é mais propensa a imprevistos - especialmente quando tem dia e horário marcados.
Não é possível protelar muito ou esperar para resolver em outro dia, outro momento! Todos os detalhes precisam estar definidos antes do acontecimento.
Tal contexto implica na necessidade/obrigação de treinar a equipe responsável por cada parte da organização do evento se quiser otimizar resultados, evitar imprevistos e ter maior capacidade de resolver problemas de última hora.
Por ser um evento corporativo, as pessoas (funcionários e outros públicos que estão envolvidos com a marca) já esperam que tudo seja realizado na própria empresa - principalmente, quando é o caso de ações voltadas para a equipe.
Essa “previsão” deixa o campo aberto para surpreender e proporcionar novas experiências. Como foi possível notar logo no começo do conteúdo, existem diferentes vantagens em tirar as pessoas da rotina e poder despertar novas sensações.
Para isso, o ideal mesmo é procurar outro espaço para o evento. É inovar em grande estilo!
Agora que você já tem ideia do que fazer para planejar um evento, chegou a hora de uma tarefa nada fácil e que muitas pessoas acabam negligenciando: organizar uma viagem para realizar o evento corporativo.
Para falar a verdade, às vezes até fazem um planejamento muito bonito no papel, só que não pensam na experiência do participante e aí os problemas começam a surgir quando as etapas começam a ganhar vida.
Se quiser evitar isso, você deve pensar sobre como poderia proporcionar um evento perfeito desde quando estiver divulgando até chegar a fase do pós-evento - afinal, a viagem corporativa não acaba com o evento! Ainda tem a volta para casa.
Para isso, é importante encarar essa ocasião como uma viagem a trabalho como as outras, dedicando tempo e conhecimento em todos os estágios.
Quando uma empresa escolhe manter a organização de eventos internamente, vai precisar ter equipe para fazer um cronograma de ações da viagem, para organizar e aprovar o orçamento, além de também trabalhar a divulgação desse evento de maneira bem assertiva.
Dependendo de como o evento vai funcionar, a empresa também vai precisar de parcerias e patrocínios para conseguir cumprir com todas as atividades propostas para o evento. Sendo assim, também será necessário contar com colaboradores que sejam responsáveis por fazer propostas e apresentações.
É muita coisa para pensar, não é? Para não deixar nenhum detalhe passar batido e nem ter problemas recorrentes quando o assunto é viagem, vale a pena contar com ajuda profissional.
A solução que estamos propondo é procurar por uma agência de gestão de viagens corporativas, porque esses especialistas também podem ajudar na organização das viagens para eventos.
Essa é uma ótima forma de otimizar seu tempo e conseguir proporcionar uma excelente experiência para todos que vão participar do evento.E aí, conseguiu ter uma ideia de como organizar um evento corporativo de sucesso? Agora é só falar com a Portão 3 e deixar o planejamento da viagem com a gente. Ofereça segurança e tranquilidade para todos os anfitriões e convidados do evento!
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