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Simplificar processos burocráticos das viagens corporativas é a meta de todas as empresas que pretendem crescer, especialmente agora, quando muitos no mercado estão se esforçando para sobreviver à recente crise econômica causada pela pandemia. 

Isso acontece porque essas viagens são estratégias importantes para empresas, independente de seu porte (uma vez que todas precisam se manter fortes no mercado). 

Sendo assim, como fazer com que isso seja possível? Leia este conteúdo e se aprofunde mais neste assunto. 

Somos especialistas em gestão de viagens para empresas e podemos te ajudar a entender exatamente como simplificar os processos dessa missão, além de saber como aplicar nossas recomendações no campo prático da sua empresa!

Mas, afinal, o que significa simplificar processos? O que precisa ser simplificado?

É normal que uma empresa comece a expandir a carteira de clientes para outras regiões à medida que está crescendo. Isso também tende a ampliar o raio de atendimento, fornecimento de produtos ou serviços, lista de fornecedores, etc. 

Tudo isso vai aumentar a quantidade de processos, relatórios e ferramentas necessárias para se ter controle - além de exigir mais e mais viagens de seus representantes.

Diante de tudo isso, fazer com que os procedimentos burocráticos de todas essas demandas sejam mais simples é a melhor maneira de manter o controle, mesmo enquanto sua empresa está em expansão - a começar pelo planejamento de viagens.

Essa tarefa não é nada fácil devido ao nível de responsabilidade que envolve enviar pessoas para lugares mais distantes e providenciar tudo que é preciso para não colocar ninguém em risco.

Negligenciar o planejamento é até um erro que algumas empresas cometem, e é assim que não conseguem atingir as metas pretendidas. 

Conclui-se, então, que simplificar processos da gestão de viagens corporativas é ter soluções para que todos os planos e viagens sejam parte da rotina da empresa sem atrapalhar os outros encargos dos funcionários (além de respeitar todas as leis que envolvem o deslocamento de funcionários e seguir as políticas da empresa).

Quais são as vantagens de simplificar esses processos burocráticos?

Além de fazer com que uma das maiores responsabilidades de uma empresa aconteça de forma mais rápida e fácil, simplificar os processos burocráticos de uma viagem pode render vantagens como:

• Redução de custos relacionados às atividades burocráticas;
• Gestores concentrados em suas principais atividades principais, tendo chances de praticá-las de forma mais estratégica;
• Expansão do negócio sem aumentar os custos em mesma proporção;
• Maior produtividade da sua equipe;
• Possibilidades reais de aumento dos lucros.

Como, de fato, é possível simplificar processos burocráticos das viagens corporativas?

Você conseguirá simplificar as burocracias com ajuda de diferentes ferramentas e táticas. Confira, a seguir, nossas sugestões de etapas que podem ser seguidas para desfrutar de todas as vantagens que apresentamos acima.

Conheça muito bem a sua empresa

Para começar, você precisa conhecer o histórico de todas as viagens feitas por sua empresa, ao ponto de conseguir analisar quais são os pontos fortes da organização durante as viagens e as fraquezas que precisam ser superadas.

Além disso, vale verificar quais são os principais gastos que as viagens costumam gerar, separando-os por categorias.

Sempre que possível, examine suas políticas internas de viagens e procure entender o que é necessário para utilizá-las.

Você deve estar pensando que essa proposta só vai te gerar mais trabalho, não é mesmo? Porém, colocando essas ações em prática,  você saberá aplicar técnicas para simplificar processos e até pesquisar se há alguma norma da política corporativa que está gerando tantas burocracias desnecessariamente.

Comece a mapear os processos do planejamento de viagens

O mapa dos processos é útil como uma forma de representação visual do que envolve uma viagem, desde a partida do colaborador até sua volta.

Fazendo este mapeamento, você pode evitar desperdício de tempo, retrabalho com planejamentos mal feitos, atividades desnecessárias durante as viagens, prejuízos e até que seus representantes sejam colocados em risco. 

Ou seja, o planejamento pode ajudar a solucionar problemas, de forma que o planejamento seja mais assertivo.

Otimize a comunicação durante as viagens

A distância pode prejudicar bastante a fluidez de uma comunicação, o que é essencial para garantir que o planejamento seja eficaz.

Sem os recursos certos, essa etapa é a mais desafiadora para um negócio - já que  envolve certa transformação na cultura organizacional. Mas é possível ter êxito tomando medidas simples, como utilizar uma plataforma automatizada que facilitem o acesso a certas informações.

Dessa forma, quando um dos colaboradores for realizar viagens a negócios, o próprio sistema de gestão notifica os responsáveis e transmite detalhes da viagem, sem que seja preciso fazer ligações constantemente.

Digitalize todos os documentos necessários para a viagem

Digitalizar documentos é algo indispensável para reduzir a quantidade de burocracias dentro de um fluxo de trabalho das viagens de negócios.

Não será necessário procurar informações em vários documentos físicos que podem ser facilmente danificados ou perdidos. 

Consequentemente, a digitalização também reduz custos com materiais físicos, facilita o acesso dos documentos para a aprovação da viagem e libera mais espaço dentro de armazenamentos.

Procure integrar todos os dados necessários para uma viagem

A integração faz com que as informações sejam disponibilizadas a todos interessados automaticamente, eliminando a necessidade de acessar plataformas diferentes ou buscar recursos para transferir informações de forma manual.

Treine seus colaboradores

É importante treinar seus colaboradores para que todos sejam capazes de se adaptar ao novo formato de viagens, de forma que as melhorias aplicadas sejam úteis e realmente simplifiquem os processos burocráticos ao invés de complicá-los mais. 

O treinamento de pessoas às novas metodologias também pode fazer com que todo gestor consiga delegar atividades para colaboradores capacitados, de forma que suas responsabilidades sejam cumpridas e a equipe esteja sempre em segurança. 

Além disso, mesmo quando a viagem for mais longa e os planejamentos forem maiores, os funcionários treinados são capazes de solucionar problemas por conta própria - ou que saibam onde buscar ajuda se for necessário.

Aposte em novas tecnologias

Já pensou ter acesso a um sistema de gestão de viagens corporativas para ter uma rotina mais organizada e que te ajude a nunca perder o controle do seu negócio?

Usando novas tecnologias, você pode chegar a simplificação de processos que são mais complexos e burocráticos. Vale mencionar que dificilmente uma empresa vai conseguir maximizar a eficiência do planejamento de viagens sem usar soluções especializadas.

Se você realmente quiser melhorar a gestão das viagens feitas em sua empresa e minimizar as despesas que elas demandam, a Portão 3 oferece soluções que vão acabar com os seus problemas. 

Com nossa plataforma você vai conseguir elaborar um planejamento inteiro de acordo com as políticas de viagens da sua empresa, ter mais controle das viagens e automatizar várias atividades.

Nosso time também está à disposição sempre que precisar de um atendimento para esclarecer dúvidas e até ter suporte enquanto as viagens estão acontecendo. 

Você pode utilizar nosso plano de demonstração para ter a experiência de usar nossas soluções e desfrutar de tudo que estamos falando neste conteúdo.

Temos as melhores condições para empresas novas ou já bem-sucedidas no mercado! 

Lembre-se que todos os processos podem ser modernizados e melhorados! Tudo depende de encontrar os recursos corretos e utilizá-los a seu favor. 

E tem mais! Acompanhando nosso blog você pode conferir dicas que vão continuar te ajudando a simplificar processos, aproveitar benefícios de nossos serviços e impulsionar cada vez mais o crescimento da sua empresa.

Entre em contato com um de nossos consultores se quiser conhecer melhor os nossos planos!