Ter uma política de viagens corporativas é essencial para definir as diretrizes em cada processo das viagens de negócios da sua empresa, já que quando é bem estruturada e implementada, pode facilitar a tomada de decisões e o trabalho do gestor.
Dessa forma, é possível nortear suas ações e ainda contar que o melhor custo-benefício faça parte da realização de qualquer negociação, garantindo controle do budget estipulado pela empresa para essas despesas.
Nesse documento, você como gestor de viagens, precisa encontrar todos os parâmetros e cenários possíveis que podem ocorrer em um deslocamento de colaboradores para compromissos de trabalho (incluindo viagens nacionais ou internacionais).
É claro que a pandemia impactou consideravelmente esse setor no Brasil e por todo o mundo, mas agora a situação está voltando ao normal e as previsões são prósperas!
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Ainda que o modelo remoto tenha contribuído muito com o momento em que foi preciso ter medidas práticas de isolamento social, essa tendência não foi o suficiente para evitar que executivos e colaboradores voltassem a viajar para fechar negócios ou visitar clientes assim que fosse possível.
Além disso, considerando que atualmente existem pessoas trabalhando no modelo híbrido, remoto e presencial, o gestor de viagens precisa contar com um modelo de políticas bem definido, além de ferramentas que facilitem todos os processos detalhados neste registro!
Saiba mais sobre o que deve constar em seu modelo de política de viagens corporativas e aproveite para conferir um exemplo pessoal!
Manter todos os processos de viagens bem definidos vai contribuir para otimização de rotinas, o que garante um alinhamento de políticas internas - especialmente em controle de gastos e relacionamento entre os colaboradores.
Ainda assim, é preciso que a política de viagens faça parte do seu dia a dia, uma vez que sua função é planejar as viagens cumprindo todas as regras da empresa.
Por todos esses motivos, a política de viagens é o que permite que tanto os gestores quanto os viajantes definitivamente conheçam todos os detalhes referentes às atividades externas.
Em paralelo, é óbvio que as políticas também prezam por reduzir custos, evitar erros ou até fraudes em reembolsos, além de outros problemas.
Evidentemente, esse tipo de documento é crucial para que todos colaboradores saibam exatamente como proceder em viagens e deslocamentos, o que pode promover segurança e bem-estar ao colaborador - o que também facilita seu trabalho como gestor.
Vale lembrar também que você precisa alertar sua equipe a cumprir com a necessidade de atender às demandas da companhia com engajamento e eficiência.
Considerando que o modelo de política deve corresponder às necessidades da empresa e dos seus colaboradores, é preciso existir um equilíbrio entre os controle de gastos e Duty of Care.
À medida que uma política de viagens fica mais enraizada em cada membro da equipe, seus processos tendem a trazer retornos positivos para todos - o que facilita o trabalho do gestor de viagens em pensar sobre tudo que pode promover mais segurança ao colaborador que vai fazer a viagem.
Algumas preocupações que precisam estar em foco quando for definir um modelo de política de viagens são: acidentes, assédios, desastres naturais e emergências médicas. É exatamente nesse ponto que entra o conceito de duty of care.
Investindo nessa concepção, a empresa também terá seus retornos com o bem-estar proporcionado aos colaboradores (como aumento de produtividade e retorno financeiro).
Elaborar um modelo de política de viagens implica pensar em cada detalhe do planejamento para evitar os riscos. Afinal, viagens mal planejadas ou executadas de maneira negligente podem resultar em problemas com os integrantes da empresa e despesas desnecessárias nocivas ao caixa, não concorda?
Os principais objetivos são: prevenir erros em registros com despesas, orientar os colaboradores em deslocamento, aumentar o compliance e ter um controle de custos com viagens.
Por isso, é preciso descrever os procedimentos da viagem na política para os representantes da empresa, que vão desde o processo de solicitação de reservas até as normas de prestações de contas.
As viagens corporativas são fundamentais para que as empresas obtenham melhores resultados, o que implica na busca por Travel Management Company (TMC), que significa agência de viagens corporativas em português.
Com essa expertise, você como gestor pode ter o auxílio que precisa para contribuir com o crescimento da sua empresa, buscando novas oportunidades e ainda conseguindo economizar.
Pela natureza do seu trabalho, as TCMs conseguem contribuir com empresas por meio da implementação ou do aperfeiçoamento de suas políticas de viagens, avaliando ações como o perfil das viagens (nacionais e internacionais), o perfil dos viajantes (cargos e frequência de viagens), o perfil da empresa (contando com a possibilidade de upgrade de classe em voos por hierarquia) e tudo que pode garantir respeito ao viajante, segurança dos que se deslocam e redução de despesas.
Outro ponto que a pandemia reforçou foi a importância de prezar pela qualidade de vida das pessoas.
Dessa forma, é interessante pensar em conciliar o útil ao agradável, contando com a possibilidade de mesclar compromissos corporativos com os momentos de lazer.
O Bleisure Travel ou Bleisure Trips propõe exatamente isso, já que é uma tendência que oferece viagens corporativas com dias destinados ao trabalho e passeio. Nesse caso, você como gestor pode oferecer algumas alternativas ao viajante: conciliar dias que mesclam tanto as ocasiões de trabalho quanto de lazer ou estender o período da viagem para ter dias só para trabalho e outros só para passeio.
Para entender mais sobre o assunto, leia também “Bleisure: entenda o que é e qual sua importância para o setor de viagens”
Diante dessas possibilidades, é bem nítido que a política de viagens deve determinar como será esse tipo de viagem.
Desse modo, é possível evitar desentendimentos, definir como feitos os reembolsos das ocasiões do trabalho (se for o caso), apresentar modelos de relatórios e verificar todas as questões relacionadas à viagem.
O que precisa ficar claro é o seguinte: a política precisa determinar quais gastos devem ser destinados aos objetivos do trabalho e quais informações deverão ser apresentadas sobre os gastos (indicando dia, tipo, finalidade e motivo das despesas, por exemplo).
Além disso, os colaboradores conseguem identificar quais são seus direitos e deveres em relação à empresa, quais são os canais de reserva que podem usar, quem são seus contatos de emergência e as demais preferências da empresa.
Os colaboradores da sua equipe precisam ter autonomia. Ter uma política de viagens bem definida é o primeiro passo para isso. Mas é preciso reconhecer que o documento por escrito pode não ser o suficiente para ter o resultado esperado.
O uso de uma plataforma para fazer a gestão de viagens e despesas pode ser, então, a ferramenta ideal para aplicar um padrão.
Leia também “A tecnologia como facilitadora da gestão de viagens”
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Entre suas diversas funcionalidades, essa tecnologia pode proporcionar mais facilidade, porque os gestores podem aplicar todas as definições das políticas de viagens corporativas diretamente na plataforma, além de ter mais chances de ampla adesão por parte dos colaboradores.
Contudo, o mais importante é definir uma política de viagens corporativas que seja eficiente para sair do papel e seja aplicada o quanto antes.
Para escolher uma solução, busque uma ferramenta que centralize todo o seu processo de gestão de viagens e valide as políticas em tempo real, assegurando que todas serão seguidas em cada etapa e possa garantir precisão, além da minimização dos custos em suas viagens corporativas.
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