Já tem muita gente falando por aí que a viagem corporativa é item indispensável na hora de pensar em resultados para uma empresa. 

Mas quando se para e avalia as informações que são disponibilizadas e que ensinam o passo a passo para fazer esse planejamento funcionar, falta profundidade. Nós, da Portão 3, sabemos bem disso. Afinal, essa é a realidade de diversos dos nossos clientes. 

Então, para acabar de vez com as dúvidas e apontar tudo o que você precisa para decolar com a viagem corporativa de sua organização, separe alguns minutos. No texto de hoje nós vamos te ajudar a entender melhor os detalhes dessa ação. Então, boa leitura!

Sua empresa precisa fazer mesmo uma viagem corporativa?

A resposta para esse tipo de pergunta é: depende. Quando você pensa em viagem corporativa, o que isso tem a ver com a sua empresa? Para qual objetivo ela seria utilizada para gerar resultados? Algumas empresas acreditam que esse tipo de viagem tem tudo a ver com endomarketing, por exemplo (entenda melhor aqui).

Antes de tomar a decisão de planejar uma viagem para o seu time, é necessário pensar e também conversar com os integrantes da empresa. E dizemos integrantes, pois não são apenas os tomadores de decisão que decidem, mas sim, quem participa. 

Afinal, ninguém quer marcar uma viagem sem ao menos isso ser estimulante para o time. Então, comece avaliando e se precisar de mais informações, entenda como a viagem pode ajudar a sua empresa. Depois é só colocar tudo na balança e tomar sua decisão. E se precisar, temos um texto para te ajudar com essa dúvida.

Que grandes empresas investem nessas viagens para os seus times?

Há várias empresas que se beneficiam de viagens corporativas para impulsionar seus negócios e alcançar resultados positivos. Confira algumas delas:

1. Apple Inc.: A Apple é uma empresa globalmente conhecida e tem sido bem-sucedida em suas viagens corporativas. A participação em feiras comerciais e eventos do setor permitiu que a empresa exibisse seus produtos, estabelecesse parcerias estratégicas e fortalecesse a marca.
2. Google: A Google é outra empresa que se beneficia de viagens corporativas. A participação em conferências, seminários e encontros profissionais permite à empresa compartilhar conhecimentos e tendências do setor, além de criar relacionamentos com clientes e parceiros em potencial.
3. Amazon: A Amazon, gigante do comércio eletrônico, também faz uso de viagens para expandir seus negócios. A empresa participa de feiras comerciais, eventos de varejo e conferências para estabelecer conexões com fornecedores, parceiros e clientes em potencial, além de fortalecer sua marca globalmente.
4. IBM: A IBM, uma empresa líder em tecnologia da informação, realiza viagens corporativas para participar de conferências e eventos do setor, bem como para reunir equipes globalmente. Essas viagens permitem que a empresa compartilhe conhecimentos, desenvolva parcerias estratégicas e promova seus produtos e serviços.
5. McKinsey & Company: Como uma das principais empresas de consultoria estratégica do mundo, a McKinsey & Company envia seus consultores em viagens para atender clientes em todo o mundo. Essas viagens permitem que a empresa forneça serviços personalizados, desenvolva relacionamentos próximos com os clientes e entregue resultados impactantes.
6. General Electric (GE): A GE é uma empresa multinacional diversificada que opera em várias indústrias, como energia, saúde e aviação. As viagens desempenham um papel importante na estratégia de negócios da GE, permitindo que seus funcionários se envolvam em projetos globais, reuniões com clientes e colaboração com equipes internacionais.
7. Procter & Gamble (P&G): A P&G, empresa líder em produtos de consumo, realiza viagens para impulsionar seus esforços de marketing e vendas. A participação em eventos do setor, feiras comerciais e reuniões com clientes permite que a empresa promova suas marcas, colete informações de mercado e expanda sua rede de distribuição.
8. Microsoft: A Microsoft, gigante da tecnologia, também faz uso de viagens para fins estratégicos. A empresa participa de eventos do setor, conferências de tecnologia e reuniões com clientes para demonstrar seus produtos, discutir tendências do setor e fortalecer relacionamentos comerciais.
9. Siemens: A Siemens, empresa global de tecnologia e infraestrutura, realiza viagens corporativas para apoiar seus projetos em todo o mundo. As viagens são essenciais para fornecer serviços de engenharia, gerenciar projetos internacionais e estabelecer colaborações com parceiros globais.

Esses são apenas alguns exemplos de empresas que se destacaram nos últimos anos com viagens corporativas. É importante ressaltar que os resultados podem variar dependendo do setor, do tipo de negócio e das estratégias adotadas por cada empresa. E se você quer saber como alcançar resultados, dá uma olhada nesse texto aqui. 

Dificuldades para organizar uma viagem como essa

Aqui estão algumas das principais desafios enfrentados ao planejar e executar uma viagem corporativa:

1. Logística e organização: Planejar uma viagem corporativa envolve uma série de tarefas logísticas, como reservas de passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros e agendamento de reuniões. Coordenar todos esses aspectos e garantir que tudo esteja sincronizado pode ser desafiador.
2. Orçamento e controle de custos: Para gerenciar o orçamento da viagem é importante encontrar um equilíbrio entre oferecer uma experiência confortável para os viajantes e manter os custos sob controle. Controlar despesas extras, como refeições, transporte local e fluxo de aprovações, também pode ser um desafio.
3. Conformidade com políticas da empresa: Muitas empresas têm políticas específicas para viagens corporativas, incluindo limites de gastos, diretrizes de viagem e regras de reembolso. Garantir a conformidade com essas políticas pode ser complicado e requer uma boa comunicação entre os viajantes e o departamento responsável pelas viagens.
4. Agenda apertada e produtividade: Essas viagens também envolvem um cronograma apertado, com reuniões, eventos e compromissos agendados. Equilibrar o tempo entre as atividades profissionais e pessoais pode ser um desafio, e os viajantes podem enfrentar dificuldades para manter altos níveis de produtividade em um ambiente desconhecido.
5. Questões de saúde e segurança: Em algumas viagens, os viajantes podem enfrentar questões relacionadas à saúde e segurança, como fusos horários diferentes, jet lag, exposição a doenças, instabilidade política ou condições climáticas adversas. É essencial fazer uma gestão de riscos sobre precauções adequadas e ter planos de contingência para lidar com essas situações.
6. Comunicação e conectividade: Manter uma comunicação eficiente durante uma viagem pode ser um desafio, especialmente em destinos onde a conectividade pode ser limitada ou os fusos horários dificultam a coordenação. Garantir que os viajantes estejam conectados e possam se comunicar com a equipe e os clientes é essencial para o sucesso da viagem.
7. Impacto ambiental: As viagens corporativas também podem apresentar desafios relacionados ao impacto ambiental. O aumento das emissões de carbono devido às viagens aéreas pode ser uma preocupação para empresas que buscam reduzir sua pegada de carbono. Uma dica que pode ajudar pode ser focar em viagens regionais.

Embora essas dificuldades possam surgir, com um planejamento adequado, comunicação eficiente e o uso de recursos tecnológicos, muitas dessas questões podem ser superadas para garantir viagens corporativas bem-sucedidas.

Quero montar uma viagem pro meu time. Como faço?

Se você tomou a decisão de montar uma viagem para o seu time, parabéns. Essa promete ser uma experiência que tem tudo para gerar impactos para a sua equipe e empresa. Então, vamos entender melhor como você deve agir daqui pra frente. 

Defina os objetivos da viagem

Antes de começar a planejar, determine o propósito da viagem. Pode ser uma recompensa pela conquista de metas, uma oportunidade de treinamento e desenvolvimento, um evento de team building ou uma combinação de vários objetivos. Ter clareza sobre os objetivos ajudará a moldar o restante do planejamento.

Determine o destino e a duração da viagem

Considere o perfil do seu time e escolha um destino adequado às necessidades e interesses de todos. Leve em consideração fatores como a duração da viagem, facilidade de acesso, clima, atrações e atividades disponíveis. Certifique-se de que a duração da viagem seja viável para todos os membros da equipe. Se precisar, conte com um agente para isso. Veja como.

Estabeleça um orçamento

Defina um orçamento para a viagem com base nos recursos disponíveis. Considere os custos de transporte, hospedagem, alimentação, atividades planejadas e outras despesas relacionadas. Certifique-se de que o orçamento seja realista e adequado para atender aos objetivos da viagem. Se tiver dificuldades nesse passo, leia esse texto. 

Pesquise e reserve os aspectos logísticos

Pesquise e faça reservas para passagens aéreas, seguro, acomodações, transporte terrestre e quaisquer outras necessidades logísticas da viagem. Compare preços, leia avaliações e verifique a reputação dos provedores de serviços para garantir uma experiência satisfatória.

Planeje atividades e itinerário

Desenvolva um itinerário que inclua atividades e eventos alinhados com os objetivos da viagem. Considere atividades de team building, workshops, excursões, reuniões de equipe e tempo livre para que os membros do time possam desfrutar e relaxar.

Comunique-se com a equipe

Mantenha a equipe informada sobre os detalhes da viagem, incluindo datas, destino, itinerário e requisitos especiais. Peça feedback e envolva os membros do time no processo de planejamento sempre que possível. Certifique-se de fornecer informações claras sobre documentação necessária, políticas de despesas e qualquer outra informação relevante.

Considere a segurança e o bem-estar

Ao planejar a viagem, leve em consideração a segurança e o bem-estar da equipe. Verifique as orientações de saúde e segurança do destino, forneça informações relevantes sobre seguros de viagem e garanta que os membros da equipe tenham acesso a assistência médica, se necessário. Você já ouviu falar de Duty of Care? Entenda o que isso tem a ver com o que falamos. 

Avalie o sucesso da viagem

Após a viagem, avalie o sucesso em relação aos objetivos definidos inicialmente. Peça feedback da equipe para identificar pontos fortes e áreas de melhoria. Isso ajudará você a aprimorar futuras viagens em equipe.

E como saber se minha viagem deu resultado?

Avaliar os resultados de uma viagem em equipe pode ser importante para determinar se os objetivos foram alcançados e se a viagem foi bem-sucedida. Aqui estão algumas maneiras de avaliar os resultados da viagem:

1. Objetivos pré-definidos: Revisite os objetivos estabelecidos antes da viagem e avalie se foram cumpridos. Por exemplo, se o objetivo era fortalecer o trabalho em equipe, avalie se houve maior cooperação e colaboração entre os membros do time durante a viagem.
2. Feedback da equipe: Solicite feedback dos membros da equipe sobre a viagem. Pode ser através de questionários, entrevistas individuais ou discussões em grupo. Pergunte sobre suas percepções, experiências e se sentiram que a viagem agregou valor ao trabalho em equipe ou ao desenvolvimento profissional.
3. Avaliação de desempenho: Considere a análise do desempenho da equipe após a viagem. Compare o desempenho antes e depois da viagem em métricas relevantes, como produtividade, satisfação do cliente ou metas alcançadas. Isso pode fornecer insights sobre o impacto da viagem no desempenho da equipe.
4. Resultados tangíveis: Avalie se houve resultados tangíveis relacionados aos objetivos da viagem. Por exemplo, se o objetivo era aumentar as vendas, verifique se houve um aumento nas vendas após a viagem. Se o objetivo era melhorar as habilidades de comunicação, observe se houve uma melhoria nas interações entre os membros da equipe.
5. Observação do comportamento pós-viagem: Observe se houve mudanças no comportamento ou na dinâmica da equipe após a viagem. Por exemplo, se os membros da equipe começaram a se comunicar de forma mais eficaz ou se mostraram mais engajados e motivados.
6. Feedback dos stakeholders: Se a viagem envolveu interações com stakeholders externos, como clientes ou parceiros de negócios, solicite feedback deles. Verifique se houve impacto positivo nas relações comerciais ou se a viagem resultou em novas oportunidades de negócios.

É importante lembrar que a avaliação dos resultados pode variar dependendo dos objetivos e das expectativas definidos para a viagem. Além disso, os resultados podem não ser imediatamente perceptíveis e podem se manifestar ao longo do tempo. Avaliar a viagem de forma abrangente e considerar múltiplos indicadores de sucesso pode fornecer uma visão mais completa dos resultados alcançados.

Por que sabemos tanto sobre viagens corporativas?

A solução de gestão de viagens corporativas, ajuda empresas a controlar e reduzir seus custos nessa área. Com a plataforma da Portão 3, é possível reservar passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros e ônibus de forma simples e ágil, com preços competitivos.

Além disso, nossa plataforma permite que os gestores de viagens possam definir políticas de viagem customizadas para cada perfil de colaborador, estabelecendo limites de gastos e evitando despesas não autorizadas. 

Com relatórios e dashboards em tempo real, a gestão de viagens se torna mais eficiente e controlada, permitindo que as empresas possam tomar decisões estratégicas com base em informações precisas e atualizadas.

Isso permite que as empresas possam focar em suas atividades principais, enquanto deixam a gestão de despesas e viagens nas mãos de especialistas, reduzindo custos, aumentando a eficiência e melhorando a tomada de decisão.

Prepare-se para o próximo destino: leitura do ebook “Como a tecnologia pode ser a melhor aliada à sua Gestão de Viagens Corporativas”.