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Ao planejar uma viagem corporativa, cada detalhe importa. Acredite que é cada detalhe mesmo! Inclusive mensurar corretamente o reembolso por km quando os representantes da empresa viajam de carro.

Essa preocupação contribui significativamente para o equilíbrio financeiro das empresas. Logo, saber como calcular km para reembolso da sua equipe é algo fundamental.

O equilíbrio é mantido por meio da solidez do orçamento e também ajuda a proporcionar uma relação mais saudável entre empregador e empregado.

Como especialistas no assunto, preparamos esse conteúdo para ajudar você nesta tarefa. Confira! 

Quem fica responsável por calcular o reembolso por km? 

Algumas empresas costumam fazer viagens corporativas para visitar clientes, parceiros e fornecedores. Muitas dessas viagens precisam ser feitas em “terra firme”, ou seja, não exigem deslocamentos aéreos. 

Por isso, os profissionais responsáveis por gestão de viagens devem fazer planejamentos com carros - que podem ser alugados, da própria frota empresarial ou do colaborador em viagem. 

Hoje vamos falar especificamente sobre reembolso para carros particulares!

Quando o carro não é da empresa, é preciso fazer reembolso de km para que essas atividades sejam cumpridas - o que engloba muito mais do que apenas os gastos com combustível. 

Sendo assim, se você é responsável por essa tarefa, não pode esquecer de nenhum detalhe. 

Vale lembrar que deixar esse cálculo na mão de quem vai viajar nem sempre é a melhor opção. O ideal é que essas pessoas mantenham o foco nas reuniões e outras responsabilidades assumidas ao longo da viagem.

Pensando nisso, a equipe de planejamento faz uma média de gastos e depois que tem os comprovantes, bate os números e finalmente finaliza o reembolso.

Muita informação, não é? Vamos por partes.

O que considerar para fazer o reembolso da forma correta? 

Antes de qualquer coisa, precisamos esclarecer que a despesa relacionada ao deslocamento por km não deve estar presente na folha de pagamento do funcionário, porque não é algo que faz parte da remuneração fixa. 

Pense no reembolso como uma compensação por uso do bem particular, se for o caso. Por esse motivo, o valor reembolsado não entra nos cálculos para INSS e FGTS. 

Também é importante esclarecer o protocolo e a política de viagens para os funcionários (o que deve estar oficialmente documentado). Assim ninguém corre riscos e fica mais fácil evitar qualquer tipo de problema futuramente.  

Agora está na hora de apresentarmos todos os elementos que precisam fazer parte dessa conta: 

Informações sobre o veículo utilizado

Para alinhar todos os cálculos e despesas, é importante ter todas as informações sobre o veículo (como o ano de fabricação, o modelo e a marca). Tudo isso pode influenciar os fatores que vão implicar em gastos de consumo, de impostos, de manutenção e até de depreciação.  

Quando o carro é de propriedade particular, existe uma solução para acordar todos os valores com o colaborador. 

Combustível 

A partir do momento que souber mais sobre o veículo, vai conseguir calcular o consumo do modelo. É possível fazer isso pesquisando a média de consumo do carro em questão e o valor médio do combustível no momento da viagem. Depois, basta dividir o preço do combustível pelo consumo (km/L).  

Como vivemos em um momento de variações no preço, é extremamente importante fazer uma revisão periódica e um balanço deste valor (contando para mais).  

Seguro do veículo

Quando o cliente já tem seguro, você deve dividir o valor de contrato que o colaborador já paga pelo número de quilômetros que ele (a) vai usar o carro para viagens de trabalho durante o ano.  

Por isso é importante sempre fazer uma estimativa das distâncias percorridas. 

Normalmente, tendo o resultado dessa conta, a empresa costuma ser responsável por arcar com 50% do valor obtido. Exatamente isso que você leu. A companhia não deve pagar por todo o montante! Isso porque o colaborador também vai acabar usando o veículo para questões pessoais ao invés de ter o veículo somente para viajar pela empresa.  

Sugestão: na conta, considere a quantidade de quilômetros percorridos a serviço ou o total da quilometragem dividido por 2.  

Documentação do veículo (IPVA e licenciamento)

Como acontece com os gastos relacionados com o seguro, as taxas anuais para documentação de um veículo também costumam entrar no acordo entre empresa e colaborador. 

Basta somar o custo total de impostos e, em seguida, fazer uma divisão sobre os quilômetros rodados no ano também. A empresa também fica responsável somente por metade do valor ou especificamente pela distância percorrida para finalidades do trabalho. ​

Manutenção do veículo

Desde que seja acordado com antecedência, os gastos com manutenção do carro podem ser divididos entre empresa e colaborador. 

Se a empresa assim decidir fazer, os gastos com manutenção são divididos meio a meio - o que é possível prever nas revisões feitas periodicamente para substituições de peças desgastadas dos carros usados em serviço e compromissos particulares.  

Limpeza e higienização do veículo

Muita coisa mudou depois da pandemia, inclusive a forma como lidamos com questões de limpeza e higienização. Considerando isso, o estado do carro usado a serviço da empresa pode influenciar a rotina de viagens feitas pela empresa. Graças a isso, essa questão acaba sendo um fator relevante para considerar.   

Para fazer cálculo de despesas com viagens a empresa precisa fazer um acordo com o colaborador sobre o número de vezes em que o carro deve ser lavado mensalmente. Esse gasto também é dividido pela quantidade dos km rodados no mês.  

E como calcular km para reembolso considerando todos esses fatores? 

Calculando tudo que apresentamos acima separadamente, ter o resultado do reembolso total vai ficar fácil. Seu trabalho final vai ser só somar tudo e  finalmente chegar ao valor necessário.  

Vale lembrar que tudo vai depender de como a empresa trabalha com reembolso. Se for anual, você repete os cálculos todo mês e no final do ano chega ao valor de reembolso para pagar tudo de uma vez. Já se optar pelo acerto de contas mensal, basta fazer os cálculos do reembolso por mês e pagar o colaborador.

Se quiser ter mais facilidade com esses cálculos e com o armazenamento de comprovantes recebidos por cada gasto, basta usar ferramentas que te auxiliem nesse processo. A Portão 3 pode te ajudar além dessas dicas. Inclusive, existimos para isso. Entre em contato para saber mais e navegue por nosso site caso queira conhecer melhor nossa empresa!