Muito falamos por aqui sobre gestão de pagamentos e a importância de conseguir mantê-la relevante e atualizada. O que acontece, porém, é que muitas empresas sequer sabem como implementá-la e medir seus resultados. 

Pensando nisso, queremos trazer um conteúdo completo para você sobre o assunto. Se você já cansou de procurar um passo a passo, sua busca termina aqui.

Pare o que está fazendo e separe alguns minutos para essa leitura. Prometemos que vai valer a pena.

Antes de tudo: quais resultados você vai ter ao implementar essa gestão?

A implementação eficiente de uma gestão de pagamentos pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Aqui estão alguns resultados positivos que as empresas podem alcançar ao implementar uma gestão de pagamentos eficaz:

1. Melhoria na eficiência operacional: Uma gestão de pagamentos bem estruturada automatiza processos, reduzindo a necessidade de trabalho manual e minimizando erros. Isso resulta em uma maior eficiência operacional, permitindo que a equipe se concentre em tarefas de maior valor agregado.
2. Aumento na taxa de conversão de vendas: Ao oferecer uma variedade de opções de pagamento e tornar o processo de pagamento mais conveniente e fácil para os clientes, as empresas podem experimentar um aumento na taxa de conversão de vendas. A disponibilidade de métodos de pagamento preferidos pelos clientes pode reduzir o abandono do carrinho de compras e incentivar a finalização da compra.
3. Melhoria na experiência do cliente: a gestão eficiente contribui para uma experiência de compra positiva. Os clientes valorizam a conveniência, a segurança e a rapidez no processamento dos pagamentos. Ao oferecer um processo de pagamento suave e seguro, as empresas podem melhorar a satisfação do cliente e aumentar a fidelidade à marca.
4. Redução de custos e riscos: A gestão adequada pode ajudar a reduzir custos operacionais. Por exemplo, a automação de tarefas manuais pode diminuir a necessidade de mão de obra adicional. Além disso, ajuda a mitigar riscos, como fraudes e disputas de pagamento, reduzindo as perdas financeiras.
5. Melhoria no fluxo de caixa: gestão eficaz garante que os pagamentos sejam processados de maneira oportuna e que os valores devidos sejam recebidos dentro dos prazos estabelecidos. Isso ajuda a melhorar o fluxo de caixa, permitindo que a empresa planeje melhor suas finanças, pague fornecedores e credores em dia e invista em oportunidades de crescimento.
6. Análise de dados e insights financeiros: A implementação integrada a sistemas de relatórios e análise permite que as empresas obtenham insights valiosos sobre o desempenho financeiro. Isso inclui informações sobre receitas, padrões de pagamento, tendências do mercado e comportamento do cliente, que podem ser utilizados para tomar decisões estratégicas informadas e identificar oportunidades de crescimento.

É importante ressaltar que os resultados podem variar dependendo do setor, tamanho e modelo de negócio da empresa, bem como da eficácia da implementação da gestão de pagamentos.

Como implementar uma gestão de pagamentos eficiente?

Este passo é essencial para o sucesso financeiro de uma empresa. Aqui estão alguns caminhos para ajudá-lo a implementar uma gestão sólida:

Avalie as necessidades da sua empresa

Antes de implementar qualquer sistema de gestão de pagamentos, é importante entender as necessidades específicas da sua empresa. Considere o volume de transações, os métodos de pagamento preferidos pelos clientes, os requisitos de conformidade e as integrações com outros sistemas existentes.

Escolha uma solução de pagamento

Existem várias opções disponíveis, como gateways de pagamento, sistemas de processamento de pagamentos, soluções de ponto de venda (POS) e serviços de pagamento online (conheça as vantagens aqui). Pesquise diferentes fornecedores, analise taxas, recursos, suporte e compatibilidade com o seu negócio.

Integre o sistema de pagamento

Uma vez que você tenha escolhido uma solução de pagamento, faça a integração com seu sistema empresarial. Isso pode envolver a instalação de software, a configuração de APIs ou o desenvolvimento de integrações personalizadas. 

Certifique-se de que o sistema esteja funcionando corretamente e que seja compatível com suas plataformas de vendas, como seu site de comércio eletrônico ou sistema de PDV.

Ofereça múltiplas opções de pagamento

Para atender às preferências dos seus clientes, é importante oferecer diversas opções de pagamento. Isso pode incluir cartões de crédito e débito, transferências bancárias, pagamentos digitais, Pix, carteiras móveis ou boletos bancários. Quanto mais opções você oferecer, mais conveniente será para os clientes realizarem os pagamentos.

Estabeleça políticas e processos claros

Defina políticas de pagamento claras para orientar clientes e funcionários. Determine prazos de pagamento, políticas de devolução, políticas de cobrança e procedimentos para disputas de pagamentos. Certifique-se de comunicar essas políticas de forma clara para evitar mal-entendidos e conflitos.

Automatize o processo de pagamento

Utilize recursos automatizados para facilitar a gestão de pagamentos. Isso pode incluir faturamento recorrente, notificações automáticas de cobrança, integração com sistemas de contabilidade e relatórios financeiros automatizados. A automação reduz erros, melhora a eficiência e economiza tempo para você e seus clientes.

Monitore e analise os pagamentos

Acompanhe regularmente os pagamentos recebidos e identifique padrões, tendências e possíveis problemas (confira como aqui). Isso ajudará você a entender a saúde financeira da sua empresa, melhorar o fluxo de caixa e tomar decisões estratégicas informadas.

Mantenha a segurança dos pagamentos

A segurança é fundamental na gestão de pagamentos. Certifique-se de implementar medidas de segurança robustas, como a criptografia dos dados do cliente, conformidade com os padrões de segurança do setor (como o PCI DSS) e monitoramento constante de possíveis atividades fraudulentas.

Forneça um suporte ao cliente eficiente

Ofereça suporte ao cliente eficiente para lidar com questões relacionadas a pagamentos. É de extrema importância que o seu cliente saiba que pode contar com a estrutura da sua empresa. 

Que erros não cometer nessa implementação?

Ao implementar uma gestão de pagamentos, é importante evitar alguns erros comuns que podem prejudicar a eficiência e a segurança do processo. Aqui estão alguns dos principais erros a serem evitados:

Falta de pesquisa e planejamento adequados

Antes de implementar qualquer sistema de gestão de pagamentos, é crucial realizar uma pesquisa detalhada sobre as necessidades da sua empresa, as opções disponíveis e os requisitos de conformidade. Ignorar esse passo pode levar à escolha de uma solução inadequada que não atende às suas necessidades específicas.

Não considerar a experiência do cliente

A experiência do cliente é um aspecto crucial da gestão. Ignorar a usabilidade, a conveniência e a segurança do processo de pagamento pode resultar em clientes insatisfeitos e no abandono de carrinhos de compra. Certifique-se de oferecer uma variedade de opções de pagamento e garantir que o processo seja simples e fácil de entender.

Não garantir a segurança dos pagamentos

A segurança dos pagamentos é fundamental para proteger os dados financeiros dos seus clientes e evitar fraudes. Não implementar medidas adequadas de segurança, como a criptografia de dados e a conciliação bancária, por exemplo, em conformidade com os padrões de segurança do setor, pode expor sua empresa a riscos de violação de dados e danos à reputação.

Falta de integração com outros sistemas empresariais

A gestão de pagamentos deve ser integrada com outros sistemas empresariais, como o sistema de contabilidade e o sistema de comércio eletrônico. Não garantir uma integração adequada pode resultar em erros de registro, dificuldades na reconciliação de transações e ineficiência operacional.

Não fornecer suporte adequado ao cliente

Segundo pesquisa da Zendesk em 2022, 43% das empresas ainda sentem que o atendimento é um ponto secundário para as empresas. Por isso, um bom suporte ao cliente é essencial quando se trata de questões relacionadas a pagamentos. Não fornecer um suporte adequado, como atendimento ao cliente eficiente e resolução rápida de problemas, pode resultar em insatisfação do cliente e perda de negócios.

Não monitorar e analisar os pagamentos

Acompanhar e analisar regularmente os pagamentos recebidos é importante para identificar padrões, tendências e possíveis problemas. Não monitorar adequadamente os pagamentos pode levar a dificuldades na gestão do fluxo de caixa, atrasos na identificação de disputas ou problemas de conformidade.

Não atualizar ou adaptar o sistema de gestão de pagamentos

As necessidades e as tecnologias relacionadas a pagamentos estão em constante evolução. Não atualizar ou adaptar o sistema de gestão de pagamentos para acompanhar as mudanças pode resultar em obsolescência e ineficiência.

Evitar esses erros e adotar uma abordagem estratégica e cuidadosa na implementação da gestão ajudará a garantir um processo eficiente, seguro e satisfatório para a sua empresa e para os seus clientes. Se precisar, você pode ler esse texto para não falhar na sua gestão.

Como medir resultados desse tipo de gestão?

Para medir os resultados de uma gestão de pagamentos, você pode utilizar diferentes indicadores-chave de desempenho (KPIs) relacionados à eficiência, satisfação do cliente, fluxo de caixa e segurança. Aqui estão algumas métricas que podem ser utilizadas:

1. Taxa de conversão de vendas: A taxa de conversão de vendas é uma métrica importante para medir o impacto da gestão de pagamentos na eficiência do processo de compra. Ela calcula a porcentagem de visitantes do seu site ou usuários que concluem uma compra. Aumentos na taxa de conversão indicam que a gestão de pagamentos está facilitando a finalização das transações.
2. Tempo médio de processamento de pagamentos: Essa métrica mede o tempo necessário para processar um pagamento, desde o momento em que é iniciado até a conclusão da transação. Um tempo de processamento mais curto indica eficiência na gestão de pagamentos, proporcionando uma experiência rápida e conveniente para os clientes.
3. Taxa de abandono de carrinho: A taxa de abandono de carrinho é a porcentagem de usuários que adicionaram produtos ao carrinho de compras, mas não finalizaram a transação. Uma taxa de abandono alta pode indicar problemas com a gestão de pagamentos, como complexidade do processo ou falta de opções de pagamento preferidas pelos clientes.
4. Tempo médio de resolução de disputas de pagamento: Se a sua empresa lida com disputas de pagamento, essa métrica mede o tempo médio necessário para resolver essas disputas. Um tempo de resolução mais curto indica eficiência na gestão de pagamentos e no tratamento de problemas relacionados a pagamentos.
5. Taxa de inadimplência: Essa métrica mede a porcentagem de pagamentos em atraso ou não recebidos dentro do prazo estabelecido. Uma taxa de inadimplência alta pode indicar problemas na gestão de pagamentos, como problemas de cobrança ou falta de monitoramento adequado.
6. Receita por cliente: Essa métrica mede a receita média gerada por cada cliente. Uma boa gestão de pagamentos pode levar a um aumento na receita por cliente, pois facilita o processo de pagamento e oferece uma experiência positiva, incentivando compras repetidas.
7. Taxas de fraude: A taxa de fraude mede a porcentagem de transações fraudulentas em relação ao total de transações. Uma gestão de pagamentos eficiente deve ter medidas robustas de segurança para reduzir as taxas de fraude.
8. Tempo de reconciliação de transações: Essa métrica mede o tempo necessário para reconciliar transações e registrar os valores corretos nos registros contábeis. Um tempo de reconciliação mais curto indica eficiência na gestão de pagamentos e contabilidade.

Além dessas métricas, você também pode conduzir pesquisas de satisfação do cliente, coletar feedback e avaliar a qualidade do suporte ao cliente relacionado a questões de pagamento. Ao acompanhar essas métricas ao longo do tempo, você poderá avaliar o impacto da gestão de pagamentos na eficiência operacional, satisfação do cliente e resultados financeiros da sua empresa.

Precisa melhorar seu relacionamento com seus clientes? Leia O que fazer para fidelizar clientes e conseguir aumentar a receita?

Por que sabemos o que estamos falando?

Para responder esta pergunta é importante dizer que a Portão 3 está há anos no mercado atuando com soluções para automação de processos de gestão de pagamentos e integração de sistemas.

Nós fizemos a diferença para mais de 600 empresas clientes que acreditaram na nossa plataforma e que é possível ter um dia a dia otimizado e prático. 

➡️ Para se informar mais, leia Precisamos falar sobre DRE: leia neste texto o que você precisa saber